Wprowadzenie elektronizacji zamówień publicznych ma na celu zmniejszenie kosztów, odciążenie administracji oraz ułatwić ubieganie się o dostęp do zamówień publicznych przez wykonawców.

Nie jest to całkowicie nowy temat. Jednak ustawa wchodząca w pełni w życie 18 października 2018 roku stanowi przełom. W pełni, ponieważ częściowo już obowiązuje w przypadku centralnych zamawiających już od 18 kwietnia 2017 roku.

Kluczową zmianą jest rezygnacja z pisemnej formy komunikacji pomiędzy zamawiającym, a potencjalnymi wykonawcami. Zamiast tego używać będzie się elektroniczne kanały komunikacji.

Oprócz tego, do niedawna liczne dokumenty, które były składane przez wykonawców zostaną zastąpione jednym elektronicznym oświadczeniem, którym będzie Jednolity Europejski Dokument Zamówień. Będzie stanowiło to ogromne ułatwienie zarówno dla zamawiających jak i potencjalnych wykonawców w kontekście prowadzenia postępowań dotyczących udzielania zamówień publicznych.

Terminarz zmian

22 czerwca 2016 roku została uchwalona ustawa nowelizująca ustawę z 29 stycznia 2004 roku, która ma na celu włączenie do polskiego prawa krajowego dyrektywy unijne z 2014 roku dotyczące sposobu przeprowadzania zamówień publicznych (dyrektywa 2014/24/UE oraz 2014/25/UE – czyli kolejno „dyrektywa klasyczna” oraz „dyrektywa sektorowa”).

Proces elektronizacji implementowany jest dwuetapowo. Tak jak wspomnieliśmy już wcześniej, pierwszy etap dotyczący Centralnego zamawiającego czyli Centrum Usług Wspólnych został już wdrożony 17 kwietnia 2017 roku. Zobowiązuje on CUW do zapewnienia od tej daty elektronicznej komunikacji z wykonawcami.

Natomiast kluczowe daty stanowią kolejno 18 kwietnia 2018 roku oraz 18 października 2018 roku. Od 18 kwietnia 2018 obowiązywało będzie składanie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówień (JEDZ) w elektronicznej formie w przypadku postępowań wszczętych od lub po tej dacie. JEDZ jako formuła już funkcjonuje. Jednak nie wysyła się go na razie elektronicznie.

Natomiast od 18 października 2018 roku nastąpi pełna elektronizacja komunikacji, która obejmie wszystkich zamawiających, bez wyjątków.

Jakie będą nowe zasady?

Przede wszystkim do obecnie istniejącej ustawy, ustawa nowelizująca dodaje nowy rozdział 2a, który dotyczy komunikacji zamawiającego z wykonawcami.

Rezygnuje się w nim z pisemnej formy komunikacji, która zostanie zastąpiona elektronicznymi kanałami komunikacji. Poprzez środki komunikacji elektronicznej w myśl ustawy z 18 lipca 2002 roku rozumie się faks oraz usługi poczty elektronicznej.
Oprócz tego zamawiający będzie miał możliwość ustalenia sposobu przedstawienia informacji zawartych w ofertach. Dostępne będą albo katalog elektroniczny lub dołączenie katalogu elektronicznego do oferty.

Co bardzo ważne, oferty, wnioski JEDZ o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczenia składane przez wykonawców, będą musiały być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym pod rygorem nieważności.

Po stronie zamawiającego będzie umożliwienie komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby nie dyskryminowała ona żadnych wykonawców poprzez ograniczenie im dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Co to oznacza w praktyce?

Narzędzia i urządzenia informatyczne/teleinformatyczne używane do komunikowania się muszą być ogólnie dostępne oraz kompatybilne z produktami służącymi do komunikacji będącymi w powszechnym użyciu.

Istnieje możliwość odstąpienia od tej zasady, jeżeli zamawiający spełni warunki wymienione w art. 10d ust. 1 p.z.p. Według tergo artykułu zamawiający jest zobowiązany zapewnić wykonawcom pełny, nieograniczony, bezpłatny i bezpośredni dostęp do narzędzi, urządzeń lub formatów plików (w ogłoszeniu o zamówieniu musi być podany adres strony internetowej, na której są one udostępnione), które pozwolą na komunikację pomiędzy zamawiającym, a potencjalnymi wykonawcami. Możliwe jest również skorzystanie (jako rozwiązanie tymczasowe) z narzędzi bezpłatnie udostępnionych w sieci lub inny, zastępczy środek komunikacji elektronicznej, który umożliwia złożenie oferty.

Obowiązek komunikacji elektronicznej nie jest bezwzględny

Wyjątki od tego obowiązku są określone w przepisie art. 10c ust. 1 p.z.p., który pozwala zamawiającemu umożliwienie wykonawcom złożenie oferty na piśmie. Jest to możliwe gdy:

  • zamawiający wymaga przedstawienia wraz z ofertą fizycznego modelu lub próbki, której można przesłać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
  • ze względu na wyspecjalizowaną specyfikę zamówienia konieczne byłoby użycie takich formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji, a zamawiający nie jest w stanie spełnić warunków wspomnianych we wcześniej zawartym art. 10d ust. 1 p.z.p.,
  • lub gdy jest to niezbędne ze względu na naruszenie bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej lub gdy dotyczy to bezpieczeństwa informacji szczególnie wrażliwych.

W wyżej wymienionych przypadkach wykonawca ma możliwość pisemnego złożenia oferty osobiście, przez posłańca lub drogą pocztową. Należy jednak pamiętać o tym, że rezygnując z komunikacji elektronicznej na rzecz tej tradycyjnej, zamawiający musi podać w protokole postępowania powody, które będą stanowiły uzasadnienie tej decyzji. Ten protokół również ma formę pisemną.

Podsumowanie zmian krok po kroku, czyli co dokładnie zmieni się 18 października 2018 roku:

  1. Nastąpi powszechna elektronizacja zamówień publicznych.
  2. Komunikacja i wymiana informacjami pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami, składanie ofert i wniosków, będzie odbywać się elektronicznie przy użyciu profilu nabywcy. Odstąpienie od tej zasady będzie możliwe wyłącznie w sytuacjach określonych przez ustawodawcę (sytuacja ta została opisana we wcześniejszej części artykułu.
  3. Przy składaniu ofert i wniosków wymagane pod rygorem nieważności będzie podpisanie oferty lub wniosków bezpiecznym podpisem elektronicznym.
  4. Według planów wprowadzona ma być platforma e-zamówienia, która będzie prowadzona przez Urząd Zamówień Publicznych., na której udostępnione będą takie treści jak profile nabywcy czy Biuletyn Zamówień.
  5. Wszystkie ogłoszenia będą publikowane w Biuletynie Zamówień. W przypadku ogłoszeń powyżej progów unijnych, publikacja w Dzienniku Urzędowym UE.
  6. Zamawiający będzie mógł wymagać lub dać możliwość złożenia ofert w formie katalogu elektronicznego. Będzie on ustalany przez zamawiającego zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, sposobu organizacji informacji zawartych w ofercie i formatu ich przedstawienia.

Nadchodzące i już wdrożone zmiany to mała rewolucja. Czas pokaże jak wiele się zmieni. Na pewno dla przedsiębiorców będzie to nowa sytuacja, z którą będą musieli się oswoić.

W gruncie rzeczy 18 października 2018 roku nastąpi już całkiem niedługo, dlatego należy zabrać się już za wdrażanie odpowiednich zmian, jak na przykład wyposażenie się i odpowiednich osób w swojej firmie w bezpieczny podpis elektroniczny.

Dowiedz się więcej na temat nadchodzących zmian i obejrzyj nasz webinar:
Zagrożenia i szanse dla zamawiających związane z elektronizacją zamówień publicznych

Podobne