Nawiązując do materiałów opublikowanych w magazynie Zamawiający nasz Konsultant Michał Błoch przybliża zagadnienie faktur elektronicznych. Zachęcamy do zapoznania się z artykułem i komentowania.

W maju 2017 r. Komisja Europejska przedstawiła finalny format dla przesyłania elektronicznych faktur w zamówieniach publicznych. We wrześniu 2016 roku resort przyjął założenia do ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych.

Ustawa ma na celu wdrożenie przepisów dyrektywy 2014/55/UE, która zobowiązuje zamawiających we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej do przyjmowania e-faktur związanych z realizacją zamówień publicznych.

Terminem końcowym wdrożenia dyrektywy ma być 27 listopada 2018 roku, co oznacza, że od tego dnia administracja publiczna będzie miała obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych. Po kolejnych dwóch latach również przedsiębiorcy zostaną zobowiązani do wystawiania e-faktur.

E-fakturowanie

Ustawa o podatku od towarów i usług, definiuje fakturę elektroniczną, jako fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE, fakturą ustrukturyzowaną nazywamy fakturę w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, nie zaś w postaci dowolnego pliku np. obrazu graficznego.

Celem dyrektywy jest uczynienie elektronicznego fakturowania dominującą formą wymiany faktur w zamówieniach publicznych i obrocie gospodarczym.

Projekt ustawy o elektronicznym fakturowaniu zakłada:

  • możliwość wystawiania oraz wysyłania i odbierania drogą elektroniczną, zarówno przez wykonawców, jak i zamawiających, dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych oraz dokumentów związanych z realizacją umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi,
  • możliwość wystawiania i wysyłania przez wykonawców oraz obowiązek przyjmowania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, związanych z realizacją zamówień publicznych,
  • zasady funkcjonowania systemu teleinformatycznego (platformy elektronicznego fakturowania) służącego do wymiany dokumentów elektronicznych i ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz przetwarzania i udostępniania informacji związanych z realizacją zamówień publicznych.

Oszczędności

Poprzez wdrożenie dyrektywy, mimo obowiązku stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych, przewiduje się zmniejszenie kosztów i obciążeń regulacyjnych. Wykonawcy oraz zamawiający lub inni przedsiębiorcy, w chwili obecnej wystawiają i księgują faktury, wykorzystując informatyczne systemy finansowo-księgowe.

W przypadku faktury w wersji papierowej, należy liczyć się z kosztami związanymi z jej wydrukiem oraz przekazaniem za pośrednictwem tradycyjnej poczty.

W sytuacji, kiedy zostanie wprowadzony obowiązek wystawiania i przekazywania ustrukturyzowanych e-faktur, wówczas nie nastąpi wzrost obciążeń dla sfery finansów publicznych oraz przedsiębiorstw. Faktury będą wystawiane i księgowane w ten sam sposób co dotychczas, ale zmniejszy się koszt związany z ich drukowaniem i obiegiem, ponieważ będzie się to odbywało poprzez systemy teleinformatyczne.

Jak realizacja tego celu będzie wyglądała w praktyce?

Nad realizacją projektu „Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych” pracuje Ministerstwo Rozwoju wraz z partnerem – Instytutem Logistyki i Magazynowania z Poznania (ILiM). W ramach projektu powstanie Platforma e-fakturowania, umożliwiająca odbieranie i wysyłanie elektronicznych faktur do urzędów.

Projekt identyfikuje klientów usług platformy e-fakturowania w sposób następujący:

  • Grupa A (sfera finansów publicznych) – podmioty prawa publicznego (zamawiający)
  • Grupa B (podmioty gospodarcze) – dostawcy dóbr i usług dla administracji publicznej w kontraktach publicznych (dostawcy)
  • Grupa C (podmioty komercyjne usługowo-produkcyjne branży IT) – dostawcy e-usług, systemów i aplikacji IT
  • Grupa D (inne podmioty komercyjne)
  • Grupa E – inne podmioty publiczne korzystające z rejestrowanych i archiwowanych danych dotyczących realizacji zamówienia publicznego (w tym e-fakturowania i e-płatności)

Uproszczona mapa procesów związanych z elektronicznym fakturowaniem:

efakturowanie
Mapa procesów dla docelowego sposoby realizacji usługi fakturowania (źródło)

Głównym procesem dla tej usługi jest wysyłka faktury, która wykorzystuje procesy pomocnicze:

  • Udostępnienie treści dokumentu dla walidacji biznesowej,
  • Konwersja e-dokumentu.

W sytuacji, gdy dostawca zdecyduje się na wystawienie dokumentu faktury przez aplikację internetową, następuje udostępnienie formularza, który należy odpowiednio uzupełnić. Formularz ten stanowić będzie podstawę do wygenerowania wystandaryzowanego dokumentu faktury. Dostawca będzie mógł również utworzyć dokument faktury w aplikacji desktopowej.

Aby zweryfikować poprawność dokumentu e-faktury, nastąpi sprawdzenie danych zawartych w dokumentach poprzedzających (o ile zostały wystawione), a nowy dokument będzie mógł zostać uzupełniony częściowo elektronicznie. Dzięki temu, będziemy pewni, że faktura zawierać będzie dane przekazane w zleceniu dostawy.

W ten sposób Zamawiający otrzyma dokument w wersji elektronicznej, który będzie już wstępnie sprawdzony. Po pozytywnym przejściu weryfikacji, nastąpi wygenerowanie faktury, która będzie zgodna ze standardem tego dokumenty przyjętym dla platformy.

Dostawca będzie mógł również wygenerować dokument bezpośrednio z systemu F-K/ERP. W przypadku, kiedy będzie zgodność między dokumentem faktury a przyjętymi standardami dokumentów elektronicznych w procesie zamówień publicznych, będą one mogły zostać wysłane bezpośrednio na platformę.

W innym przypadku dokument faktury będzie musiał zostać skonwertowany. Wówczas dostawca będzie miał możliwość skorzystania z usług innych podmiotów, które odpowiednio dostosują dokument do standardów, które akceptuje platforma.

W kolejnym kroku następuję udostępnienie faktury elektronicznej zamawiającemu, poprzez interfejsy API lub aplikację internetową lub desktopową. W przypadku, kiedy faktura elektroniczna będzie udostępniona za pomocą interfejsów API, dokument może być automatycznie zaimportowany do systemu F-K/ERP zamawiającego.

Natomiast w przypadku aplikacji internetowych bądź desktopowych, będzie istniała możliwość wyeksportowania dokumentu przez użytkownika, lub ręcznego wpisania danych do systemu F-K/ERP Zamawiającego. Kiedy dane z faktury zostaną wprowadzone do systemu F-K lub ERP, będą one mogły stanowić podstawę zapisów księgowych.

Kiedy udział brać będą zamawiający z zagranicy, ich dokumenty będą przesyłane poprzez środowisko OpenPEPPOL, organizację non profit, która zarządza europejską, ponadgraniczną siecią usług wymiany dokumentów elektronicznych, zarówno w komunikacji biznesowej pomiędzy przedsiębiorstwami i jednostkami publicznymi (B2G), jak również w relacjach pomiędzy przedsiębiorstwami (B2B).

W przypadku, gdy dostawcy nie będą w stanie wygenerować faktury, zgodnie ze standardami OpenPEPPOL, będą oni mogli skorzystać z usług innych podmiotów, które odpowiednio dostosują fakturę i prześlą ją na odpowiedni punkt dostępowy środowiska OpenPEPPOL.

Nie tylko zamawiający, ale również dostawcy zagraniczni będą mogli przesyłać faktury poprzez środowisko OpenPEPPOL, z tą różnicą, że przypadku Dostawców, faktura będzie już spełniała standardy określone dla Platformy Elektronicznego Fakturowania bez konieczności konwersji faktury.

Niemniej jednak to nie wszystko.

Projekt Platformy Elektronicznego Fakturowania zakłada realizację celu w oparciu o „End-To-End Procurement to modernise public administration”, w wyniku czego zostaną udostępnione następujące usługi:

  • Usługa zamawiania dostawy
  • Usługa awizowania dostawy (A2B/A2C)
  • Usługa potwierdzania odbioru (A2B/A2C)
  • Usługa fakturowania (A2B/A2C)
  • Usługa wystawiania faktury korygującej (A2B/A2C)
  • Usługa wystawiania noty księgowej (A2B/A2C)
  • Usługa generowania raportów i zestawień dla władz publicznych (A2A)

Kompleksowość wyżej opisanych kwestii pokazuje dobre podejście i pełną świadomość ujęcia procesowego Ministerstwa Rozwoju.

Kiedy rozpoczął się projekt oraz jak zaplanowany jest harmonogram realizacji projektu?

Ministerstwo Rozwoju realizuje projekt mający na celu wsparcie sektora publicznego w realizacji wytycznych dyrektywy w założonych terminach – Projekt rozpoczął się z dniem 1 października 2016. a zakończenie wdrażania rozwiązań planowane jest na dzień 31 września 2019.

Poniżej opisane zostały przełomowe terminy i etapy całego procesu:

  • 28 lutego 2017 r. – Przygotowanie organizacyjne i przystąpienie Ministerstwa Rozwoju do organizacji OpenPEPPOL, która umożliwia wymianę elektronicznych faktur w Unii Europejskiej.
  • 30 kwietnia 2017 r. – Przygotowanie dokumentacji i wyłonienie dwóch niezależnych dostawców usług platformy e-fakturowania.
  • 31 maja 2017 r. – Udział przedstawicieli projektu strony polskiej w pracach nad standardem e-Fakturowania, publikacja ostatecznej postaci standardu przez Komisję Europejską.
  • 1 lutego 2018 r. – Udostępnienie dwóch głównych usług do użytku – e-faktura oraz e-zamówienie.
  • 1 września 2018 r. – Udostępnienie pozostałych usług.
  • 31 sierpnia 2018 r. – 31 sierpnia 2019 r. – Wdrożenie systemu, działania edukacyjne, szkoleniowe i promocyjne.

Duże wyzwanie

W chwili obecnej, nie znamy jeszcze danych statycznych z 2016 roku, natomiast warto odnieść się do danych z lat poprzednich. Zważywszy na fakt, że w kraju mamy ok. 14 000 podmiotów publicznych udzielających zamówień na podstawie procedur określonych w ustawie Pzp, oraz ok. 8 200 przedsiębiorstw realizujących te zamówienia, utwierdza nas to w przekonaniu, że mamy do czynienia z ogromną skalą całego projektu.

W mojej ocenie narzucone przez Unię Europejską standardy, w naturalny sposób przejdą do rynku B2B. Dużą rolę odgrywać będzie promocja wdrożonego rozwiązania, jak również nastawienie przedsiębiorstw oraz zrozumienie obustronnych korzyści, przy jednoczesnej minimalizacji kosztów pochodzących z generowania oszczędności. Dodatkowo, e-faktury mogą wpłynąć na rozwój systemu płatności bezgotówkowych oraz dają możliwość brania udziału polskich przedsiębiorców w zamówieniach publicznych realizowanych w całej Unii Europejskiej.

Materiał zawiera treści opublikowane w magazynie Zamawiający (numer 23).

Podobne