Unia Europejska od dawna dostrzegała korzyści możliwe do osiągnięcia w wyniku wprowadzenia elektronicznych form komunikacji oraz przetwarzania danych do procesu udzielania zamówień publicznych. Dała temu wyraz w Komunikacie Komisji Europejskiej do Parlamentu Europejskiego, Rady, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego I Komitetu Regionów z dnia 20 kwietnia 2012 r. COM (2012) 179 „Strategia na rzecz e-zamówień”.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych wprowadziła wymóg wykorzystania elektronicznych środków komunikacji.

Elektroniczne zamówienia publiczne, według unijnego prawodawcy to korzystanie z elektronicznej łączności i elektronicznego przetwarzania transakcji przez organizacje sektora publicznego zamawiające produkty i usługi lub zlecające roboty budowlane.

W Artykule 22 Dyrektywa stwierdza, że państwa członkowskie zapewniają, że wszelka komunikacja i wymiana informacji odbywająca się na mocy niniejszej dyrektywy, w szczególności elektroniczne składanie ofert, przeprowadzane są z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji zgodnie z wymogami niniejszego artykułu. Tym samym  komunikacja elektroniczna na wszystkich etapach postępowania jest obowiązkowa.

Zachowane zasadę pisemność, jednak zgodnie z dyrektywą „pisemne” lub „na piśmie” oznacza każde wyrażenie złożone ze słów lub cyfr, które można odczytać, powielić, a następnie przekazać, w tym informacje przesyłane i przechowywane za pomocą środków elektronicznych.

Dyrektywa określa również wymagania dla narzędzi i urządzeń wykorzystywanych do celów komunikacji za pomocą środków elektronicznych, jak również ich właściwości techniczne. Muszą być niedyskryminujące, ogólnie dostępne i interoperacyjne z produktami ICT  będącymi w powszechnym użyciu oraz nie mogą ograniczać dostępu wykonawców do postępowania udzielenie  zamówienia.

W art. 2 ust. 1 pkt 19 zdefiniowano co należy rozumieć pod pojęciem „środków elektronicznych”. Jest to sprzęt elektroniczny służący do przetwarzania (w tym także kompresji cyfrowej) i przechowywania danych, które są przesyłane, przekazywane i odbierane za pomocą przewodów, fal radiowych, środków optycznych lub innych środków elektromagnetycznych).

Zgodnie z załącznikiem IV do dyrektywy 2014/24/UE, narzędzia i urządzenia służące do elektronicznego odbioru ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału oraz planów i projektów w konkursach muszą co najmniej gwarantować, za pomocą środków technicznych i odpowiednich procedur, że

  • dokładny czas i daty odbioru ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału oraz przedłożenia planów i projektów mogą zostać precyzyjnie ustalone;
  • można w praktyce zapewnić, aby przed upływem określonych terminów nikt nie uzyskał dostępu do danych przesyłanych zgodnie z tymi wymaganiami;
  • jedynie osoby uprawnione mogą ustalać lub zmieniać daty otwarcia przesłanych danych;
  • podczas poszczególnych etapów postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu dostęp do całości lub części przedłożonych danych musi być możliwy jedynie dla osób uprawnionych;
  • jedynie osoby uprawnione mogą zapewniać dostęp do przesłanych danych i wyłącznie po określonej dacie;
  • dane otrzymane i otwarte zgodnie z tymi wymaganiami muszą pozostać dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych do zapoznania się z nimi;
  • jeżeli zakazy dostępu lub warunki, o których mowa w powyższych punktach, zostaną naruszone lub nastąpi próba takiego naruszenia, można
    w praktyce zapewnić oczywiste wykrycie takich naruszeń lub prób.

Zgodnie z art. 22 ust. 5 instytucje zamawiające mogą, w razie potrzeby wymagać zastosowania narzędzi i urządzeń, które nie są ogólnie dostępne, pod warunkiem że instytucje te oferują alternatywne środki dostępu. W szczególności instytucje zamawiające oferują nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp za pomocą środków elektronicznych do tych narzędzi i urządzeń od daty publikacji ogłoszenia lub od daty wysłania zaproszenia do potwierdzenia zainteresowania.

Szczególne narzędzia elektroniczne

W odniesieniu do zamówień publicznych na roboty budowlane i konkursów, państwa członkowskie mogą także wymagać zastosowania szczególnych narzędzi elektronicznych, takich jak narzędzia elektronicznego modelowania danych budowlanych lub podobne. W takich przypadkach instytucje zamawiające muszą zaoferować alternatywne środki dostępu na zasadach opisanych w poprzedzającym punkcie, do czasu, gdy takie narzędzia staną się ogólnie dostępne.

Integralność danych i poufność ofert

Instytucje zamawiające mają obowiązek zapewnić zachowanie integralności danych oraz poufności ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w ramach wszelkiej komunikacji, wymiany i przechowywania informacji. Instytucje zamawiające mogą przeanalizować treść ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału dopiero po upływie terminu wyznaczonego na ich składanie.

Poziom bezpieczeństwa i proporcjonalność

Dyrektywa ustanawia również zasady dotyczące bezpieczeństwa elektronicznych środków komunikacji. Wskazuje też, że państwa członkowskie powinny ocenić proporcjonalność między wymogami służącymi zapewnieniu prawidłowej i wiarygodnej identyfikacji nadawców danej wiadomości,
z drugiej   strony, ryzykiem powstania problemów takich jak w sytuacjach, których wiadomości przesyłane są przez innego nadawcę niż uprzednio wskazany.

W przypadku gdy państwa członkowskie, lub instytucje zamawiające stwierdzą, że poziom ryzyka sprawia, że wymagane są zaawansowane podpisy elektroniczne, instytucje zamawiające akceptują zaawansowane podpisy elektroniczne oparte na kwalifikowanym certyfikacie, uwzględniając czy te certyfikaty są wystawione przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wymieniony na zaufanej liście przewidzianej w decyzji Komisji 2009/767/WE, składane za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów lub bez takiego urządzenia, o ile spełnione są następujące warunki:

  • instytucje zamawiające ustanawiają wymagany format zaawansowanego podpisu w oparciu o formaty ustanowione decyzją Komisji 2011/130/UE (29) oraz wprowadzają niezbędne środki umożliwiające techniczne przetwarzanie tych formatów;
  • w przypadku gdy stosowany jest inny format podpisu elektronicznego, taki podpis lub elektroniczny nośnik dokumentu muszą zawierać informację o istniejących metodach weryfikacji. Umożliwiają one instytucji zamawiającej weryfikację  (w trybie online, nieodpłatnie i w sposób zrozumiały dla osób niebędących rodzimymi użytkownikami danego języka) otrzymanego podpisu elektronicznego jako zaawansowanego podpisu elektronicznego opartego na kwalifikowanym certyfikacie.

Jeżeli oferta jest podpisywana z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu, który jest umieszczony na zaufanej liście, instytucje zamawiające nie mogą stosować dodatkowych wymogów mogących utrudnić oferentom korzystanie z tych podpisów.

Wyłączenie obowiązku komunikacji elektronicznej

W trakcie procedury udzielenia zamówienia publicznego mogą wystąpić sytuacje o wyjątkowym charakterze, w których instytucjom zamawiającym należy zezwolić na odstąpienie od obowiązku wykorzystywania środków elektronicznych. Okoliczności, w których można odstąpić od stosowania elektronicznych środków komunikacji, wskazuje ustawa:

  • wystąpienia konieczności zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa informacji, bądź
  • względy techniczne powodujące, że w określonych sytuacjach przedstawienie pewnych elementów oferty lub innych dokumentów wymagałoby zastosowania szczególnych narzędzi lub urządzeni, które nie są ogólnie dostępne lub które nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji, lub
  • konieczne jest przedstawienie modelu fizycznego lub zastosowanie skali uniemożliwiającej przekazanie dokumentu drogą elektroniczną.

W odniesieniu do komunikacji, do której nie są stosowane elektroniczne środki komunikacji, odbywa się ona drogą pocztową lub w inny odpowiedni sposób albo z wykorzystaniem połączenia drogi pocztowej lub innego odpowiedniego sposobu i środków elektronicznych. Stosowanie innych środków komunikacji powinno być w takich przypadkach ograniczone jedynie do tych części oferty, dla których droga elektroniczna nie jest wymagana.

Można także stosować komunikację ustną w odniesieniu do przekazywania informacji dotyczących innych niż istotne elementów postępowania o udzielenie zamówienia, o ile treść komunikatów ustnych jest w dostatecznym stopniu udokumentowana.

Obowiązek stosowania elektronicznych środków komunikacji dotyczy w pierwszej kolejności centralnych jednostki zakupujących. Tym samym centralne jednostki zakupujące powinny obowiązkowo korzystać w postępowaniach o udzielenie zamówienia z elektronicznych środków komunikacji najpóźniej od dnia 18 kwietnia 2017 r. (jeżeli dane państwo członkowskie zdecyduje się na możliwość odroczenia terminu podstawowego, który jest tożsamy z terminem implementacji dyrektywy,
tj. 18 kwietnia 2016 r.).

Wszyscy pozostali zamawiający powinni mieć taki obowiązek najpóźniej od dnia 18 października 2018 r.

Podobne