Każda organizacja powinna dostosować proces zarządzania umowami do swoich potrzeb. Mała firma, o prostym procesie produkcyjnym bazującym na kilku czy kilkunastu produktach, prowadząca pojedyncze projekty inwestycyjne, wystarczy, że oprze swój proces zarządzania umowami na prostych umowach jednostkowych i nieskomplikowanym systemie. Inaczej jest w przypadku dużych, wielopodmiotowych organizacji. One z pewnością tworzą umowy katalogowe i ramowe, istotne z punktu widzenia strategii oraz efektywności działania całości firmy.

Dzisiaj przybliżamy korzyści z wykorzystania zaawansowanych rozwiązań zakupowych w zakresie zarządzania umowami na przykładzie Platformy Zakupowej Marketplanet.

1. Kontrola realizacji umów na podstawie zamówień i faktur tworzonych w relacji do umów

Jeśli twoja firma realizuje kilkadziesiąt, a może nawet kilkaset umów jednocześnie, to zdecydowanie przyda Ci się rozwiązania, które umożliwi efektywne zarządzanie tak dużą ilością dokumentów. Moduł Zarządzanie Umowami pomoże Ci w pilnowaniu limitów wykorzystania wartości umowy na poziomie centrali jak i poszczególnych jednostek. Centrala rejestrując umowę może poprosić podległe jednostki o zaakceptowanie proponowanej umowy katalogowej lub ramowej, pod względem limitów, pozycji i wartości umowy.
Dzięki możliwości tworzenia zamówień do umów i faktur tworzonych w relacji do zamówień, kontrola realizacji umów prowadzona jest w sposób ciągły. Wybrane w zamówieniu pozycje są oznaczane na umowie jako zarezerwowane. Po dołączeniu faktury do umowy, jednostki i wartości z faktury w relacji do umowy są automatycznie oznaczane jako wykorzystane.

2. Bieżące informacje – System powiadomień o kończących się umowach

Moduł Zarządzania Umowami został wyposażony w rozbudowany system powiadomień. Powiązani z umową użytkownicy są na bieżąco informowani drogą mailową i poprzez komunikaty w aplikacji m.in. o ustalonych terminach obowiązywania umowy, wypowiedzenia umowy oraz osiągnięciu ustawionych limitów ilościowych bądź wartościowych.

3. Integracja z systemami klasy ERP w zakresie przekazywania umów i zamówień

W celu zwiększenia przejrzystości i efektywności działania organizacji, Moduł Zarządzania Umowami jest łatwo integrowalny z systemami klasy ERP np. SAP.

4. Wspólne repozytorium umów zakupowych.

Moduł umożliwia szybki dostęp do wszystkich umów zakupowych zawartych przez jednostki organizacyjne firmy. Odpowiednie profilowanie uprawnień pozwala na zarządzanie dostępem do umów. Moduł może pełnić funkcję Centralnej Bazy Umów w firmie.

5. Automatyzacja – Rejestracja umowy bezpośrednio do wybranych ofert

Moduł Zarządzania Umowami pozwala na standaryzację oraz automatyzację procesu rejestracji umów zakupowych. Umożliwia rejestrację różnych kategorii umów zakupowych, w tym umów jednostkowych, ramowych oraz katalogowych,

Na Platformie Marketplanet istnieje możliwość rejestracji umowy bezpośrednio do wybranych ofert w postępowaniu. Dzięki temu użytkownicy aplikacji są w stanie wygenerować umowę automatycznie dla wybranego w procesie Dostawcy. Dane dotyczące Dostawcy i Oferty są przenoszone automatycznie do powiązanej umowy. Pozwala to zaoszczędzić czas na generowaniu umowy przez pracownika i uniknąć błędów w wypełnianiu formularzy.

***

Moduł Zarządzania Umowami funkcjonuje jako niezależny moduł do wdrożenia u klienta, jak także cześć Platformy Zakupowej Marketplanet.

O Platformie zakupowej Marketplanet:

Platforma Marketplanet to kompleksowe rozwiązanie wspierające obszar zakupów w dużych i średnich przedsiębiorstwach. Narzędzie powstało na bazie doświadczeń z wdrożeń w największych firmach w Europie Środkowo-Wschodniej.

Platforma kompleksowo usprawnia proces zakupowy w przedsiębiorstwie poprzez:

  • łatwe tworzenie standardowych potrzeb zakupowych w firmie
  • wsparcie procesu wyboru dostawcy od analizy rynku, po wybór i ocenę dostawcy
  • efektywny proces zarządzania umowami
  • zamówienia elektroniczne, powiadomienia o odbiorze i elektroniczne faktury
  • łatwą integracje z systemem ERP w Twojej firmie i potężny moduł raportowania dla kontroli wydatków

Podobne