Odczytywanie dokumentów SaldeoSMART to rozwiązanie, które opiera się na OCR (Optical character recognition) i pozwala z dokumentu w formacie PDF, PNG lub JPG pobierać odpowiednie dane. Podstawą jest więc uprzednie zeskanowanie dokumentów. To odpowiedź na problem występujący w wielu firmach, czyli nadal zbyt mały udział dokumentów elektronicznych w całości obiegu dokumentów firmy. Dążenie do optymalizacji kosztów w firmie coraz częściej wiąże się właśnie z wdrożeniem programu do odczytywania i obsługi dokumentów.

Na czym polega rozpoznawanie dokumentów?

Papierowe dokumenty lub zeskanowane – otrzymywane drogą elektroniczną w PDF, ale nie będące w postaci elektronicznej (czyli takiej, którą można przenieść bezpośrednio np. do systemu ERP) to zdecydowanie większa część dokumentów krążących w firmach. Sięga nawet 75% (na podstawie badania Marketplanet). Pierwszym krokiem, aby móc pracować na dokumentach elektronicznych, jest zeskanowanie dokumentów papierowych.  Następnie są one są automatycznie przekazywane do programu SaldeoSMART. System, bazując na technologii OCR, analizuje te dokumenty i pobiera z nich określone dane, które są później wykorzystywane do innych procesów, np. powiązania faktury z zamówieniem czy importu dokumentów do systemu księgowego. W ten sposób jest wyeliminowane ręcznie przepisywanie danych, a co za tym idzie znacznie przyspiesza się procesowanie dokumentów i ich obieg pomiędzy różnymi działami firmy. Samo przetworzenie dokumentów do wersji edytowalnej lub tekstowej to za mało. Istotą działania SaldeoSMART jest analiza odczytanych danych i wyszukanie wśród nich dokładnie tych, które są potrzebne do dalszej pracy. To na tych danych (np. dane kontrahenta, numery dokumentów, daty, pozycje z faktury) opiera się dalsza praca. Skanowanie papierowych dokumentów ma jeszcze inną korzyść – już na początkowym etapie taki dokument jest zabezpieczany przed zniszczeniem i może zostać zarchiwizowany, a zespół pracowników bazuje na jego elektronicznej wersji.

E-dokumenty w praktyce

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to krok do nowoczesności, a przede wszystkim doskonałe narzędzie optymalizacji kosztów oraz organizacji pracy w firmie. Praca na dokumentach w wersji elektronicznej, jak to odbywa się w SaldeoSMART, jest znacznie szybsza i wygodniejsza niż praca z dokumentem papierowym. Nie trzeba robić wielu kopii tych samych dokumentów, a dostęp do nich jest zawsze i wszędzie, wystarczy tylko mieć odpowiednie uprawnienia, które nadaje administrator systemu SaldeoSMART w firmie.

SaldeoSMART umożliwia nie tylko odczytywanie faktur, wyciągów bankowych, ale także innych typów dokumentów zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy. Z faktur odczytywane są także pozycje towarowe.

Kto korzysta z odczytywania dokumentów?

To rozwiązanie jest przygotowanie nie tylko z myślą o działach finansowych i ich pracownikach. Wdrożenie SaldeoSMART to sposób na kompleksowe ujęcie procesu Purchase to Pay oraz usprawnienie współpracy pomiędzy działem zakupów i finansowym. Takie rozwiązanie to korzyści zarówno dla tych, którzy dostarczają do firmy dokumenty, jak i dla tych, którzy je obsługują na kolejnych etapach.

Podobne