System OCR (Optical Character Recognition) umożliwia rozpoznawanie znaków i ich automatyczne odczytywanie. Można go wykorzystać nie tylko do skanowania i odczytywania faktur księgowych, ale również na wiele innych sposobów. Jakich?

OCR – skąd to się wzięło?

Zanim wyjaśnimy jak można wykorzystać w firmie OCR, warto przedstawić kilka słów o jego historii. Początki OCR wiążą się z pomocą osobom niewidomym i niedowidzącym, a za pierwowzór technologii można uznać maszynę nazywaną Optofonem. Pierwsze, choć niestety niedoskonałe urządzenie OCR, pojawiło się w już w 1955 roku. Maszyna potrafiła skanować jedynie ograniczoną liczbę znaków. Obecnie skuteczność OCR w druku dochodzi nawet do 99,9%. Jako usługa dostępna w chmurze, OCR ma stosunkowo krótką historię – zaledwie 16-letnią.

Jak wykorzystać OCR na potrzeby firmy?

Marketplanet zainwestował w aplikację do odczytywania dokumentów SaldeoSMART. Aplikacja ta wykorzystuje najczęstsze zastosowanie  technologii OCR, jakim jest odczytywanie faktur. Połączenie wiedzy i doświadczenia z obszarów zakupowego i księgowego umożliwiło firmom stworzenie innowacyjnego na polskim rynku rozwiązania. Automatyczne rozpoznawanie faktur pozwala lepiej panować nad kosztami generowanymi w firmie. Wystarczy, aby każdy pracownik, który otrzymuje faktury kosztowe, wprowadzał do systemu skan dokumentu – system automatycznie odczyta załączony dokument i  zakwalifikuje go do odpowiednich kategorii. Dzięki temu można taki dokument szybko i prosto przenieść do programu księgowego lub systemu ERP, a firma dodatkowo zyskuje pełną kontrolę nad generowanymi kosztami.

Dodatkową korzyścią z rozpoznawania znaków ze skanu i odpowiedniego porządkowania dokumentów jest tworzenie precyzyjnie opisanego elektronicznego archiwum dokumentów. W SaldeoSMART każdy dokument jest łatwy i szybki do odnalezienia. Warto także wspomnieć, że udostępnianie dokumentu z archiwum potrzebującym go osobom jest w ten sposób banalnie proste i niewymagające tworzenia dodatkowych kopii czy przesyłania dokumentów, np.: mailem czy tradycyjną pocztą.

Niższe koszty obsługi dokumentów

SaldeoSMART to oszczędności na kilku poziomach. Przede wszystkim w zakresie obsługi dokumentów – ich obiegu, przekazywania poszczególnym pracownikom, czy wprowadzania do programu księgowego. Dokument przepływa szybciej, co wiąże się z tym, że koszt jego obsługi jest niższy. Ważną sprawą jest także wykorzystanie materiałów biurowych, których koszty ciągłej eksploatacji mogą okazać się pokaźną sumą. Dzięki elektronicznemu archiwum, które powstaje na etapie automatycznego odczytywania faktur, nie trzeba tworzyć kilku kopii tego samego dokumentu. To jedna z bardziej namacalnych korzyści przeniesienia dokumentacji firmy do „chmury”. W ten sposób zaoszczędzimy nie tylko pieniądze wydawane na papier czy tusz do drukarki, ale także nasz czas oraz miejsce w biurze.

Więcej o SaldeoSMART: http://www.marketplanet.pl/rozwiazania-it/automatyczne-odczytywanie-obieg-dokumentow/

Inwestycja Marketplanet w SaldeoSMARThttp://www.marketplanet.pl/2016/04/12/marketplanet-inwestuje-saldeosmart-v-milowy-krok-przyszlosc/

Podobne