Proces zakupowy to sourcing i procurement

Sourcing i procurement – słowa zapożyczone z języka angielskiego, używane na co dzień w departamentach zakupowych. O ile sourcing jest poprawnie identyfikowany z wyborem najlepszych źródeł dostaw – obejmuje takie działania jak zbieranie potrzeb, standaryzację oraz  zbieranie ofert, które jest zakończone negocjacjami i wyborem dostawcy – to już sam procurement jest często niepoprawnie definiowanym pojęciem.

Procurement w procesie zakupowym rozpoczyna się wraz z utworzeniem zapotrzebowania, przez zakup towarów i usług, po płatność i rozliczenie. Graficzną prezentację procesów przedstawia poniższy rysunek:

proces zakupowyNajogólniej mówiąc sourcing dotyczy działań biznesowych mających na celu wybór dostawcy, natomiast procurement związany jest już z realizacją zamówień do podpisanych umów.

Automatyzacja procurementu to dużo więcej, niż utworzenie zamówienia i rejestracja umowy

O ile w kwestii sourcingu narzędzia elektroniczne wspierające i automatyzujące proces są obecnie już powszechnie stosowane (m.in. elektroniczne zapytania o informacje, zapytania ofertowe, aukcje elektroniczne), o tyle wydaje się, że potencjał narzędzi IT w zakresie procurementu jest wciąż niewykorzystany. Nie chodzi oczywiście o samą rejestrację zamówień czy umów w systemach ERP, ale o aktywne zarządzanie zamówieniami, umowami, czy automatyzację faktur i rozliczania płatności. Wskazują na to między innymi wyniki badania przeprowadzonego przez Marketplanet wśród menedżerów ds. zakupów podczas konferencji Procon/POLZAK 2015 r.:

polzak-badanie2 (2)

Informatyzacja obszaru zakupowego wychodzi natomiast daleko dalej niż samo utworzenie zamówienia i rejestrację umowy.

Efektywne zarządzanie procesem od zakupu po płatność umożliwia elektroniczny system E-Procurement, który porządkuje i systematyzuje proces obiegu zapotrzebowania oraz kontroluje realizację polityki zakupowej zgodnie z założeniami firmy. Oprócz tego ogranicza czas poświęcany na powtarzalne zakupy. Ważną rolą zarządczą jest też badanie efektywności postępowań względem planów, kontrola budżetu czy możliwość monitorowania zamówienia na każdym jego etapie.

Jednym z narzędzi E-Procurementu są katalogi elektroniczne, czyli wystandaryzowana baza produktów i usług oferowanych przez dostawcę, która odzwierciedla wynegocjowane warunki handlowe. E-katalogi, budowane w oparciu o indeksy zakupowe, jednoznacznie określają przedmiot zakupu bez potrzeby tworzenia specyfikacji. Realizacja zapotrzebowania jest dzięki temu szybsza a ryzyko pomyłek dotyczących m.in. warunków dostaw – ograniczone.

Kolejnym przydatnym narzędziem E-Procurementu jest tzw. 3-way matching, czyli trójstronne uzgadnianie faktur. Jest to niezwykle przydatna procedura weryfikacji otrzymywanych przez firmę faktur. Cały proces pozwala na automatyczną kontrolę zgodności i spójności informacji zawartych na trzech dokumentach: zamówieniu, dokumencie odbioru i fakturze. Automatycznej weryfikacji podlega zgodność danych związanych z przedmiotem zamówienia/faktury, jego ilością, ceną jednostkową i warunkami płatności i odbioru. 3-way matching ma na celu łatwą kontrolę, czy otrzymane na fakturze dane są zgodne z tym, co faktycznie zostało zamówione i dostarczone. Zweryfikowana w ten sposób faktura może być już zaksięgowana i skierowana do płatności.

W jaki sposób Twoja firma skorzysta na automatyzacji procurementu?

Argumentami przemawiającymi za implementacją systemu E-Procurement są:

  • Automatyzacja procesu składania zamówień, umożliwiająca szybką realizację potrzeb biznesowych przy jednoczesnym obniżeniu kosztów operacyjnych
  • Oszczędność kosztowa i procesowa wynikająca z eliminacji dokumentów papierowych
  • Większa kontrola nad całym procesem
  • Możliwość monitorowania zamówienia na każdym jego etapie

Podobne