Zarządzanie zamówieniami i umowami oraz negocjacje z dostawcami to obszary, w których głównie wykorzystywane są rozwiązania IT w obszarze zakupów w firmach – wynika z badania przeprowadzonego przez Marketplanet wśród menedżerów ds. zakupów podczas konferencji Procon/Polzak 2015 r.

badanie Marketplanet

 

Zarządzanie zamówieniami na czele rankingu

68% respondentów wskazało, że zarządzanie zamówieniami  jest wsparte rozwiązaniami IT w ich firmach. Nie jest to zaskakujące, jeśli przyjrzymy się firmom, jakie reprezentują respondenci. W dużych i średnich przedsiębiorstwach zamówienia są rejestrowane w systemie ERP, gdzie uzyskują odpowiednie statusy i są przetwarzane na potrzeby poszczególnych działów firmy. Z dużym prawdopodobieństwem można uznać, iż tutaj kończy się proces związany z zamówieniami wsparty narzędziem IT. Sama dystrybucja dokumentu odbywa się w sposób tradycyjny (mail, wydruk, faks itp.) – ma to swoje tło historyczne, gdzie współpraca z partnerami wymagała drogich wdrożeń opartych o rozwiązanie EDI oraz integrację typu jeden (kupujący) do jednego (sprzedający). Tylko nieliczna grupa przedsiębiorstw (21 % zgodnie z odpowiedziami respondentów), która przeniosła proces zarządzania zamówieniami poza organizację, obejmując nim także dostawców, wykorzystuje dziś pełny potencjał, jaki dają możliwości rozwiązań w chmurze, jak Marketplanet OnePlace. Dziś już nie mamy ograniczeń związanych ze standardowym podejściem integracyjnym opartym o EDI, dziś  jednym połączeniem (supplier cloud) łączymy cały świat wewnętrzny firmy z siecią partnerów biznesowych. Aby zachować ciągłość transakcji z dostawcą (zamówienie, odbiór, faktura, rozliczenie), konieczne jest angażowanie w proces obydwu stron transakcji. Supplier cloud daje także możliwości wsparcia procesu przez podmioty trzecie (finansowanie, ubezpieczenia, usługi bankowe, elektroniczna obsługa dokumentów). Dzisiaj rozpoczynając wdrożenie  w tym obszarze, firmy winny sięgać daleko szerzej niż w samo wnętrze organizacji. Prawdziwą przewagę daje dopiero całościowa elektronizacja i zamknięcie elektroniczne całego procesu wliczając w to komunikację z partnerami handlowymi.

Zarządzanie umowami również w czołówce

Zarządzanie umowami – to kolejny wspierany narzędziami IT obszar, na jaki wskazało aż 61% menedżerów ds. zakupów. Należy sobie odpowiedzieć jednak przy tym na pytanie, czy myśląc o informatyzacji zarządzania umowami, myślimy wyłącznie o rejestrze umów, czy może bardziej o aktywnym zarządzaniu umową na każdym etapie jej przetwarzania. Powiązanie umów z katalogami elektronicznymi, archiwizacja umów, zarządzanie skanami i aktualnością umów (np. aneksami), elektroniczne negocjowanie umowy i wykorzystanie podpisu elektronicznego – takie możliwości dają zaawansowane rozwiązania wspierające zakupy. Dziś już samo archiwum i rejestr są niewystarczające. Potrzeba aktywnego zarządzania pojawia się już nie tylko w procesie wymiany dokumentów,  ale przede wszystkim w zakresie aktywnego zarządzanie ich zawartością, w tym przetwarzaniem informacji biznesowymi związanymi z limitami, cennikami, katalogami, budżetami– wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Wizja elektronicznych negocjacji zapisów umów i elektronicznego ich zawierania jest już zrealizowana – w formie supplier cloud, takiego jak OnePlace. Umowa to element transakcji zamykający sourcing, a otwierający realizację (e-procurement) – jako swoisty łącznik tych dwóch procesów staje się istotnym elementem informatyzacji w formie elektronicznego bytu, dostarczając aktualną informację. Wielokrotnie potencjał nie tkwi tylko w samej archiwizacji i dostępie do treści aktualnych zobowiązań umownych w jednym miejscu (systemie), wewnątrz organizacji, ale przede wszystkim w wymianie informacji elektronicznej z dostawcami (umowy, aneksy, zamówienia, odbiory, faktury). Spełniając wszystkie powyższe role integracyjne, w tym współpracy z dostawcami, pozwalamy organizacji i partnerom biznesowym w pełni wykorzystać potencjał narzędzi IT dedykowanych do obsługi umów.

eProcurement – popularne hasło, ale czy dobrze rozumiane

Zarządzanie zamówieniami, umowami, zapotrzebowaniami (50% respondentów)  i fakturami (51% respondentów) to rozwiązania z obszaru eProcurementu.  Wspierają one realizację zakupów na poziomie operacyjnym. Warto przy tym wspomnieć, że ze względu na ograniczenia w języku polskim, eProcurement jest często niewłaściwie interpretowany, jako synonim elektronicznego zarządzania całym łańcuchem zakupowym.

Zaawansowane rozwiązania – takie jak Platforma Marketplanet i OnePlace – automatyzują cały proces realizacji zakupów na poziomie operacyjnym.

  • Utworzone zapotrzebowania podlegają procesom weryfikacyjnym, po czym są automatycznie agregowane.
  • Dostęp do zagregowanych zapotrzebowań posiadają wyznaczeni użytkownicy, którzy odpowiadają za przypisanie potrzeb zakupowych do odpowiednich umów.
  • W wyniku przypisania zapotrzebowań do umów w systemie tworzone są zamówienia oraz wysyłane do odpowiednich dostawców.
  • Potwierdzane i weryfikowane w sposób elektroniczny są odbiory.
  • W momencie wystawienia faktury, jest ona weryfikowana z warunkami zamówień i odbioru (3 way matching).

Jak widać, informatyzacja tego obszaru wychodzi daleko dalej poza utworzenie zamówienia i rejestrację umowy. Wszystko odbywa się automatycznie, szybko i przejrzyście, co znacznie skraca czas realizacji zakupów. Wspiera to kontrolę przebiegu procesu i umożliwia efektywne zarządzanie zasobami w firmie, eliminując manualną pracę i możliwość powstania błędów związanych z operacyjnymi czynnościami.

E-procurement, dedykowany do operacyjnej obsługi procesu zakupowego (często definiowany jako p2p – Procure to Pay), dostarcza możliwości efektywnego zarządzania wieloma skomplikowanymi transakcjami (zapotrzebowania, zamówienia, faktura), co zapewnia właściwą formę nadzoru i minimalizację zaangażowania po stronie zasobów organizacji.

Całościowy potencjał tego obszaru tkwi w automatyzacji i elektronizacji czynności manualnych, dedykowanych pojedynczej transakcji.

O badaniu

Badanie zostało przeprowadzone podczas konferencji Procon/Polzak 2015, która miała miejsce w Warszawie 22-23 października. 90 menedżerów ds. zakupów odpowiedziało na pytanie, jak wspiera swoje firmy narzędziami IT w obszarze zakupów. Ankieta miała charakter wielokryterialnego wyboru.

Podobne