Rozbieżne interesy różnych działów w firmie czy zmiany w organizacji zakupów w przedsiębiorstwie mogą znacznie wpłynąć na efektywność funkcjonowania zespołu Kupców. Jak sprawić, by mimo tych przeszkód departament zakupów funkcjonował efektywnie?

Współpraca z klientem wewnętrznym

Budowa specyfikacji wymagań technicznych i handlowych oparta na dialogu i zarządzaniu procesem zakupów jest immanentną cechą nowoczesnych organizacji zakupowych, które zaadoptowały światowe standardy funkcjonowania zakupów. Każdą specyfikację budują one na bazie potrzeby i funkcji produktu, a nie określania najpierw jego cech. Wykorzystują przy tym dialog działu zakupów z klientem wewnętrznym, który służy wiedzą merytoryczną. Taka firma już na etapie projektowania zakupu produktu lub usługi rozumie, gdzie poszukiwać znaczących oszczędności. Wie również, że bez zakupów efektywna realizacja procesu nie będzie możliwa. Należy pamiętać, że klient wewnętrzny zawsze będzie „leniwy”, dlatego inicjatywa efektywnej komunikacji z nim będzie leżała po stronie organizacji zakupowej. Jednocześnie trzeba zakładać, że klient wewnętrzny będzie także chciał najlepszego produktu, nie do końca przejmując się prawdziwymi potrzebami firmy oraz stosunkiem jakości do ceny. Jeśli w przedsiębiorstwie nie znajdzie się nikt, kogo cele będą inne (patrz: doświadczeni zakupowcy), nie ma szans na wygenerowanie jakichkolwiek oszczędności. Oczywiście takie rozbieżne interesy mogą powodować tarcia między działami, ale na tym między innymi polega sztuka negocjacji z klientem wewnętrznym – trzeba, szanując jego zdanie, uświadomić mu nieracjonalność czy schematyczność jego założeń.

Biorąc pod uwagę wysoko nakładowe inwestycje czy eksploatację w różnych branżach, koszt braku zdefiniowania roli klienta wewnętrznego (organizacji merytorycznej) i zakupów może stanowić o zysku bądź stracie, tudzież milionowych oszczędnościach lub ich braku. Przejście od realizacji zapotrzebowań do dialogu na temat potrzebnych funkcji i standaryzacji już w pierwszym kroku optymalizacyjnym może przynieść do 10% oszczędności!

Wyjdź ze strefy komfortu

Codzienne funkcjonowanie działu zakupów w otoczeniu klientów wewnętrznych robi się jeszcze bardziej skomplikowane w przypadku zmiany sposobu realizacji zakupów w danej organizacji. Organizacja zakupowa z czasem zna już swoje ograniczenia, krzepnie i nie jest sama w sobie zainteresowana zmienianiem sposobu realizacji swoich czynności i działań. Kolejne wyniki oszczędnościowe nie są już tak spektakularne jak na początku, ale znacznie bardziej przewidywalne w cyklach rocznych. Jednak i w tej stabilizacji jawi się niebezpieczeństwo: jak każda organizacja, także buduje sobie „strefę komfortu”, znany obszar i znane formy komunikacji z innymi działami firmy. Ponieważ otoczenie biznesowe obecnie zmienia się w trybie ciągłym, konieczne staje się dostosowanie do wymagań rynku w zakresie zakupów, zmiany w sposobie funkcjonowania, osobowym, strukturalnym. Kupiec XXI wieku to specjalista z zakresu dostosowywania strategii, poszukiwania nowoczesnych rozwiązań, stawiania nowych wyzwań klientowi wewnętrznemu, budowania długofalowych partnerskich relacji z dostawcą i strategicznych negocjacji.

Nie jest to łatwe – jeśli otoczenie i narzędzia nie wspierają jakości dialogu z każdym ze wspomnianych klientów wewnętrznych, efektu działań działu zakupów albo brak, albo jest on mizerny. Dzisiejsze organizacje zakupowe winny zatem dynamicznie adaptować się do zmian, i takie samo podejście implementować u swoich klientów wewnętrznych. Przed działami zakupów, a tym bardziej działami zaopatrzenia jeszcze w wielu miejscach długa droga do osiągnięcia takiego stanu i, co zaskakujące, to często podmioty z udziałem Skarbu Państwa, a nie prywatne przedsiębiorstwa są w tym zakresie bardziej zaawansowane. Organizacje zakupowe w strukturach tych firm i instytucji jako stosunkowo nowe dysponują szerokim arsenałem nowoczesnych umiejętności oraz narzędzi. Podmioty przekonane o swoim zaawansowaniu zakupowym, nawet z tak dynamicznych branż jak FMCG, pozostając w swojej „strefie komfortu”, wielokrotnie zaniedbały dynamikę rozwoju organizacji zakupowych. Warto zatem pamiętać, że ciągłe doskonalenie, poszukiwanie nowych metody i rozwiązywanie problemów z realizacją, niczym japońskie „koła jakości” – winno być jednym z podstawowych celów zespołów zakupowych.

Podobne