Sukces większości nowych projektów w przedsiębiorstwach często zależy od umiejętności i podejścia lidera zmiany. To on przygotowując, wspierając i motywując  pracowników, sprawia, że wdrażana zmiana będzie postrzegana jako coś pozytywnego i zakończy się sukcesem.

Funkcjonowanie departamentu zakupów w niezmiennym  otoczeniu jest w dzisiejszych firmach stanem  niemożliwym do osiągnięcia. Zmiana, jak określa  ją Peter Drucker, jest jedyną stałą rzeczą w organizacji. Ma ona zawsze  dwa oblicza. Chińczycy, chcąc powiedzieć słowo „zmiana”  muszą użyć dwóch wyrażeń: „szansa – zagrożenie”.  To zestawienie jest bardzo trafne – taki  jest bowiem charakter każdej zmiany. Zmiana tworzy potencjał do rozwoju zarówno w firmie, jak i wśród jej pracowników, ale  jednocześnie niesie za sobą poważne ryzyko, co potwierdzają  statystyki.

Mimo wielu zagrożeń, które pociąga  za sobą zmiana, zastanawiające jest jednak, dlaczego  tylko 10% procesów zmian kończy się sukcesem,  czyli skutecznym wdrożeniem zmiany.

Silny lider

Pierwsza odpowiedź, jaką możemy przedstawić, to  mylne zrozumienie tego, na czym polega skuteczne wdrożenie zmiany. Doświadczenie pokazuje, że zbyt  często proces ten jest utożsamiany jedynie z rozwojem  organizacyjnym. Wdrażając zmiany zapominamy,  że o skuteczności swoich działań możemy mówić tylko  w sytuacji, kiedy zmiana dokonuje się również na poziomie  indywidualnym, czyli osoby biorące udział w procesie  zaczynają myśleć, zachowywać się oraz pracować  tak, jak wymaga tego od nich stan po zmianie. Dla osiągnięcia  obu celów, czyli wdrożenia zmiany na poziomie  organizacyjnym oraz indywidualnym kluczowa jest rola  silnego lidera zmiany.  Dla zobrazowania zadań, jakie stoją przed liderem  zmiany wyobraźmy sobie jego sytuację. Właśnie otrzymaliśmy  do zarządzania projekt zmiany organizacyjnej  w zakupach. Nawet nie rozpoczęliśmy  tegoprojektu, a już  słyszeliśmy plotki o tym, jakie będzie to nieprzyjemne,  jakie będą cięcia, a sam pomysł wydaje się wszystkim bezsensowny. Sytuacja nie jest ciekawa, ale lider nie jest wcale na straconej pozycji.

4 istotne pytania…

Zanim jednak rozpocznie jakiekolwiek działania, lider powinien  odpowiedzieć sobie na cztery kluczowe pytania.

  • Czy w mojej organizacji odczuwalna jest konieczność  zmiany oraz energia do zmiany?
  • Czy wizja stanu docelowego jest jasna oraz podzielana  przez wszystkie najważniejsze osoby?
  • Czy zostały zapewnione odpowiednie zasoby oraz  umiejętności, aby móc z sukcesem przeprowadzić  projekt?
  • Czy został stworzony realistyczny plan działania?

Jeśli lider zmiany odpowie negatywnie na przynajmniej  jedno z powyższych pytań, można wnioskować, że wdrażana zmiana obarczona  jest wysokim ryzykiem.

Jakie jest ryzyko?

Brak poczucia konieczności wdrożenia zmiany jest niebezpiecznym aspektem, bo przekłada  się na niski priorytet projektu w całej organizacji. W rezultacie zastąpi go inny bieżący projekt, który  będzie postrzegany jako ważniejszy i zabsorbuje zasoby przeznaczone  tylko na realizację projektu wdrożenia zmiany.  Brak wspólnego zrozumienia na temat tego dokąd dążymy, jakie są nasze obecne cele, kończy się zazwyczaj  falstartem. Każdy w przedsiębiorstwie podąża w innym kierunku. Energia jest konsumowana na  dyskusje na temat tego, co będzie najlepsze w danym  momencie i jakie rozwiązanie powinniśmy wybrać. W rezultacie projekt stoi w miejscu.

Najczęstszym jednak problemem, z jakim może spotkać  się lider zmiany jest brak odpowiednich zasobów oraz  umiejętności niezbędnych do wdrożenia zmiany. Członkowie zespołu projektowego muszą  realizować zadania związane z projektem oraz swoje bieżące  cele wynikające z obowiązków na danym stanowisku.  Z czasem taka sytuacja może spowodować stres i napiecie. Jeśli dodamy do tego fakt, że bardzo często członkowie  zespołu nie posiadają niezbędnych umiejętności do  skutecznego realizowania nowej wizji, to możemy stwierdzić, że tego typu projekt nie zakończy się sukcesem.

Ostatnim zagrożeniem jest brak realistycznego planu działania. Za często  chcemy wdrożyć zmiany zbyt szybko, nakładając na  siebie liczne zadania. To tylko potęguje poczucie bezradności  i frustracji wśród osób wdrażających zmianę.  Zadaniem lidera jest sprawienie, aby już na początku  wprowadzania projektu wprowadzić do organizacji  wszystkie cztery kluczowe elementy decydujące o przyszłym  sukcesie wdrożenia zmiany.

Z fazy oporu do fazy testowania

 Czy  jednak w przypadku wprowadzenia wspomnianych kluczowych elementów przez lidera zmiany jest to koniec jego działań? Tak naprawdę jest to dopiero początek  – baza do skutecznego wdrożenia zmiany.  Chcąc zrozumieć dalsze działania lidera, musimy odpowiedzieć  na pytanie, jak ludzie reagują na zmianę. W skrócie  można powiedzieć, że różnie. Każdy z nas ma bowiem specyficzne  reakcje emocjonalne związane z określoną zmianą. Reakcje  można sklasyfikować w pięciu fazach procesu zmiany,  tj. szoku, wyparcia, oporu, testowania oraz dostosowania.  Rolą lidera jest doprowadzenie do sytuacji, w której osoby  dotknięte bezpośrednio lub pośrednio zmianą będą w obszarze  dostosowania w relacji do zmiany.  Co ciekawe, często przyczyną porażki w procesie wdrażania  zmian jest mylne przeświadczenie, że osoby, które  nie protestują, zaakceptowały zmianę. Prawda jest zazwyczaj  taka, że w większości osoby te są w fazie wyparcia.  W wyparciu ludzie są obojętni na zmianę, zachowują się  tak, jakby nic się nie działo. Całkowicie ignorują wszelkie  czynności, których wymaga od nich proces zmiany. Paradoksalnie,  wystąpienie oporu jest pozytywną informacją  dla lidera, ponieważ oznacza, że ludzie zrozumieli, czego  wymaga od nich zmiana, jak muszą się zmienić, jak zacząć  myśleć. Opór jest w tej sytuacji czymś naturalnym.  Rolą lidera jest przeprowadzenie osoby z fazy oporu do  fazy testowania, kiedy to nowe zasady działania zostaną  wypróbowane. Faza ta jest często nazywana „ jeden krok  do przodu, dwa kroki do tyłu”. Bardzo ważne w tej sytuacji  staje się stałe wsparcie ze strony lidera, gdyż z fazy  testowania bardzo łatwo wrócić do fazy wyparcia lub oporu.  Kiedy osoby znajdą się w fazie dostosowania, są zadowolone  z tego, że zmiana miała miejsce.

Miernikiem sukcesu działań lidera jest skuteczne  wdrożenie w firmie nowych rozwiązań organizacyjnych  oraz zmiana myślenia pracowników. Silny lider zmiany,  przy wsparciu sponsora projektu oraz przy współpracy  kompetentnego zespołu projektowego jest w stanie  zrealizować to zadanie, osiągając założone cele. Jednak  aby wdrożenie zmiany zakończyło się pełnym sukcesem,  niezbędne jest położenie odpowiednich fundamentów  oraz systematyczne podejście do zarządzania.

 

Źródło: Sobczak Paweł, Planeta Zakupów 1/2011, Marketplanet

Podobne