Standardem w wielu przedsiębiorstwach jest mailowy kontakt z dostawcą. Firmy z różnych powodów nie wykorzystują zalet elektronicznego zapytania ofertowego. Wśród nich wymieniane jest przywiązanie do tradycyjnych metod realizacji zakupów, czy niedostrzeganie oszczędności płynących z użytkowania platformy zakupowej. Poniżej prezentujemy pięć powodów, dlaczego wysłanie elektronicznego zapytania ofertowego do potencjalnych dostawców będzie jednak dla Ciebie bardziej korzystne:

Większa baza dostawców = większa konkurencyjność ofert

Na platformie zakupowej istnieje możliwość utworzenia elektronicznego zapytania ofertowego zamkniętego, a wiec skierowanego do konkretnego dostawcy lub zapytania otwartego, na które odpowiedzieć mogą wszyscy dostawcy zarejestrowani na danej platformie. Dzięki drugiemu rozwiązaniu zwiększa się liczba potencjalnych oferentów. To z kolei wpływa na poprawę konkurencyjności, czyli stwarza szansę na otrzymanie lepszych warunków złożonych ofert. Zaletą składania zapytań ofertowych na rynku elektronicznym, takim jak Marketplanet OnePlace, jest dostęp do szerokiego grona dostawców w ramach każdej kategorii zakupowej, bez konieczności manualnego wyszukiwania danych potencjalnych kontrahentów i kontaktowania się z nimi drogą mailową. Co więcej, w bazie dostawców znajdziesz firmy, które przeszły wstępny proces weryfikacji. Przy kontakcie mailowym należy uwzględnić czas i pieniądze potrzebne na przeprowadzenie takiego badania.

Wystandaryzowane narzędzie – oszczędzisz swój czas

Zapytanie ofertowe składane jest poprzez wystandaryzowany formularz elektroniczny. Jego użycie jest prostsze i mniej czasochłonne niż tworzenie od podstaw dokumentu tekstowego czy arkusza kalkulacyjnego. System za Ciebie sprawdzi, czy wszystkie niezbędne pola zostały uzupełnione, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że Twoje zapytanie jest kompletne. Oprócz tego unikniesz ryzyka o niekompletnej informacji zwrotnej lub niedokładnie określonych wymaganiach dotyczących oferty. Kryteria wyboru oferty są transparentne dla partnerów biznesowych.

Łatwo porównasz oferty

Porównywanie ofert spływających drogą mailową wymaga w pierwszym etapie praco i czasochłonnej konsolidacji danych. Samo porównywanie ofert jest głównym mankamentem mailowego kontaktu z dostawcą, szczególnie, gdy pojedyncze kryterium oceny, jakim jest cena, nie jest wystarczające do podjęcia optymalnej decyzji. Problemy te rozwiązane są w przypadku elektronicznych zapytań ofertowych, kiedy to konsolidacja informacji odbywa się w sposób automatyczny, a porównywanie ofert jest bardziej intuicyjne i prostsze.

Bezpieczeństwo jest zawsze istotne

Proces składania elektronicznych zapytań ofertowych jest bezpieczny i transparentny, gdyż platformy zakupowe, za pomocą których dokonywane są zapytania, chronione są protokołami szyfrującymi przesyłane dane i ograniczającymi dostęp osobom niepożądanym.

W ramach ograniczania ryzyka zawierania transakcji z nierzetelnymi dostawcami stosowana jest certyfikacja firm. Jest ona poświadczeniem bycia kwalifikowanym i solidnym dostawcą. Certyfikacja jest sygnałem dla przedsiębiorstw składających zapytanie ofertowe o  wiarygodności partnera biznesowego bez konieczności przeprowadzania dodatkowych analiz rynkowych, co może mieć miejsce w przypadku wysyłania zapytań ofertowych mailem.  Zaoszczędzany jest tym samym czas i pieniądze.

Na bezpieczeństwo elektronicznego zapytania ofertowego składa się również możliwość zmiany warunków oferty. Szczególnie istotny jest to aspekt w przypadku zmieniających się warunków rynkowych. System elektroniczny pozwala na wielokrotne złożenie oferty w przewidzianym na to czasie. Eliminowane jest dzięki temu ryzyko, że kolejna oferta nie zostanie z różnych powodów uwzględniona, co może wystąpić w przypadku mailowego kontaktu z kupującym.

Transparentność procesu

Składając elektroniczne zapytanie ofertowe na platformie zakupowej firmy zyskują pewność transparentności całego procesu. Wyeliminowane zostają czynniki „pozabiznesowe”, które mogą rodzić zastrzeżenia w przypadku mailowego kontaktu z dostawcami. Transparentność związana jest także z wyrównywaniem szans konkurentów: oferta kierowana jest także do firm, z którymi kupujący do tej pory nie współpracował. Oferty są oceniane pod względem z góry zdefiniowanych kryteriów, co zapewnia realną ocenę sytuacji i eliminację subiektywności.

Erfx może dać Ci szereg korzyści, dlatego przed wysłaniem maila do potencjalnego kontrahenta weź pod uwagę szeroką bazę dostawców, standaryzację procesu, kwestię porównywalności ofert, bezpieczeństwo i  transparentność towarzyszące elektronicznym zapytaniom ofertowym.

Podobne