Kodeks postępowania z dostawcami nie oznacza twardego spisu zasad, który nie podlega żadnej negocjacji. Jest to usystematyzowanie, które pozwala na podejmowanie ryzyka, jednocześnie jednak zabezpieczając interesy firmy. To również wyraz partnerstwa, gdyż kupujący jasno podkreśla, iż w transakcjach wymaga przestrzegania zasad nie tylko od dostawcy ale i od siebie. To właśnie jest jednym z elementów trwałej relacji.

Czym właściwie jest kodeks?

Modelowy kodeks postępowania zawiera wytyczne postępowania dla dostawców i pracowników zaangażowanych w proces zakupowy. Część zapisów jest niezależna od branży czy wielkości firmy i pozostaje wspólna, wymagana dla wszystkich przedsiębiorców w każdym kodeksie postępowania. Są to standardy utworzone przez organizacje pozarządowe, społeczności lokalne lub inne nadrzędne organy. Jeżeli chodzi o szczegółowe zapisy, powinny one uwzględniać indywidualne potrzeby i specyfikę funkcjonowania danego przedsiębiorstwa.

Aby być skuteczny, musi być jasno określony

Kodeks powinien posiadać jasno określone kryteria współpracy z dostawcami – wymogi ekonomiczne, społeczne, środowiskowe. Ma to sens tylko wtedy, gdy instrukcja przybiera formę dokumentu formalnego przedstawiającego prostą procedurę, która odpowie na pytania pracowników zaangażowanych w proces zakupowy. Powinien określać:

Dla kupującego:

  •  Jakimi zasadami powinni się kierować pracownicy przy wyborze dostawców podczas współpracy z klientami oraz ze środowiskiem lokalnym;
  •  Sposób dokonywania oceny dostawców;
  •  Określone zasady przyjmowania wynagrodzenia i dodatkowych bonusów od dostawców.

Dla dostawców:

  • Wymagania, jakie muszą spełniać dostawcy, aby mogli ubiegać się o udzielenie zamówienia;
  • Informacje o oczekiwanych od dostawców standardach etycznych;

Dodatkowo, każda tego typu regulacja powinna określać konsekwencje i odpowiedzialności za nieprzestrzeganie poszczególnych zapisów.

Na ile powszechne są kodeksy

W praktyce takie regulacje najczęściej możemy znaleźć w kodeksach etyki. Są to zapisy adresowane bezpośrednio do kupców, w których jednym z elementów jest transparentny wybór dostawców i równie przejrzyste relacje z dostawcą na etapie świadczenia dostawy czy usługi. Odrębnie potraktować należy regulacje adresowane bezpośrednio do dostawcy. Takie kodeksy nie są na tę chwilę powszechne, w szczególności jeśli nie dotyczą grup kapitałowych czy koncernów międzynarodowych. Sądzę, że taką praktykę zdecydowanie należy upowszechniać, zwłaszcza że akceptacja takiego Kodeksu powinna być obligatoryjnym warunkiem np. certyfikacji dostawców.

Podobne