Z badań wynika, że 10% czasu pracy każdego pracownika biurowego bądź technicznego, poświęcone jest na poszukiwanie dokumentów, archiwizację oraz zarządzanie dostępem do nich w ramach swojej pracy operacyjnej. Właśnie dlatego, coraz więcej firm decyduje się na zmianę. Oto przykłady tych, którzy odnieśli sukces.

Nowy trend w sektorze prywatnym

Wspominałem już o sukcesie firmy J. Schneider Elektrotechnik, producenta osprzętu elektrycznego, który wprowadził elektroniczny obieg dokumentów. Przedsiębiorstwo uprościło przepływ dokumentów księgowych w rozproszonej strukturze organizacyjnej firmy, eliminując papierowe dokumenty na rzecz ich elektronicznych wersji. Firma zyskała dzięki temu szybszą, prostszą i bezpieczniejszą organizację pracy z dokumentami. Pytanie jednak, czy taki system da się wprowadzić w każdej organizacji?

Sektor publiczny – 300 tysięcy papierowych dokumentów

Przykładem organizacji sektora publicznego, która zdecydowała się zastosować elektroniczny obieg dokumentów jest Departament Szkolnictwa i Sportu miasta Zurych. Ze względu na nowe prawo dotyczącego finansowania opieki nad dziećmi organizacja musiała wdrożyć system Enterprise Content Management (ECM). W konsekwencji, instytucja przechowywała aż 300 tysięcy papierowych dokumentów, które mieszkańcy dostarczali dotychczas drogą pocztową. Takie rozwiązanie skutkowało problemami w sprawnym dostępie do gromadzonych i przetwarzanych zasobów oraz czasochłonnym procesem weryfikacji dostarczanych wniosków.

Zmiana, która wygenerowała pozytywne efekty w wielu obszarach

Organizacja wybrała system ELO Enterprise jako rozwiązanie ECM. Teraz gospodarstwa domowe otrzymują formularze oznaczone kodami kreskowymi, po czym przesyłają je zwrotnie do Departamentu Szkolnictwa i Sportu. Tam dokumenty są  gromadzone i automatycznie konwertowane poprzez system ELO na pliki elektroniczne, a następnie archiwizowane w bazie systemu. Jeśli wniosek zostanie zaakceptowany przez program weryfikacyjny przyznawana jest pomoc finansowa. Cała procedura przebiega w jednym systemie jest obsłużona sprawnie i kompleksowo. Zmiana buduje pozytywny wizerunek urzędu wobec mieszkańców.

Dzięki systemowi firma może przetwarzać dokumenty zgodnie z wymaganym czasem obsługi spraw, posiada natychmiastową dostępność do informacji oraz zwiększony zakres automatyzacji procesu weryfikacji.

Brak optymalizacji jest droższy

Z badań wielu organizacji zajmujących się ergonomią pracy, wynika, że każdy pracownik biurowy, techniczny, słowem mający kontakt z dużą ilości dokumentów w swojej pracy, traci bezpowrotnie około 6 minut na godzinę ze względów braku dobrej organizacji dokumentacji. Jeśli przyjąć, że koszt pracownika dla pracodawcy, wynosi miesięcznie około 5000,0 PLN to konsekwencje tego zjawiska stanowią w skali roku koszt około 6000,0 PLN. Dlatego właśnie wiele firm i instytucji już dawno stwierdziło że optymalizacja obiegu dokumentów to nie opcja, ale konieczność.

Podobne