Minęły dwa lata odkąd wydawca jednego z największych anglojęzycznych tygodników opinii ogłosił koniec papierowej wersji swojego pisma, pozostawiając jedynie jego formę elektroniczną. Od tego czasu, mimo iż kolejni wydawcy idą w jego ślady, a sprzedaż treści w formie elektronicznej rośnie, papier wciąż ma się bardzo dobrze. Doskonale potwierdza to fakt, że w wielu firmach, spływające każdego dnia setki stron papieru, wymuszają utrzymywanie dużych działów kancelaryjnych.

W procesie obsługi tradycyjnego dokumentu najwęższym gardłem jest etap manualnego przenoszenia informacji z papieru do systemów firmy. Finalnie, szybkość obsługi dokumentu zależy przede wszystkim od tego jak sprawnie i na ile prawidłowo zostanie on odwzorowany w systemach organizacji. To nie tylko czynności pracochłonne, ale również obarczone dużym ryzykiem popełnienia błędu. W szczególności pomyłki związane z obsługą faktur pociągają za sobą znaczne koszty dodatkowe, nie wspominając o zagrożeniu pogorszenia relacji z kontrahentami.

wpis-graph

Rysunek 1. Uproszczony proces obsługi faktury – bez wsparcia OCR

Doskonałym rozwiązaniem problemu, wprowadzającym wymierne i łatwe do oszacowania korzyści, jest digitalizacja dokumentów, a w szczególności faktur. Dzięki technologii rozpoznawania tekstu OCR, odpowiednio skonfigurowany system jest w stanie automatycznie, już na etapie skanowania, przenosić kluczowe informacje z faktur do systemu księgowego.

Co ważne, przy takim podejściu na tym etapie procesu, zapisy w systemach księgowych mogą być tworzone bez konieczności udziału działu księgowości. Mogą efektywnie zastąpić je pracownicy kancelarii, co wymiernie redukuje koszt całego procesu. Pracochłonność operacji spada nawet o rząd wielkości.

Zamiast manualnie przepisywać dane z faktury do systemu, pracownik musi jedynie zweryfikować poprawność rozpoznania treści przez system OCR. W miejscach, gdzie OCR automatycznie wykrywa ryzyko niepoprawnego rozpoznania danego elementu, zostaje wyświetlony oryginalny fragment obrazu wraz z sugerowaną wartością, którą użytkownik powinien potwierdzić lub skorygować. System ma wbudowany mechanizm uczenia się, dlatego skuteczność rozpoznawania z każdym dokumentem wzrasta, finalnie osiągając poziom nawet powyżej 95%.

wpis-graph-2

Rysunek 2. Uproszczony proces obsługi faktur ze wsparciem OCR

To oczywiście nie wszystkie korzyści. Faktura czy inny dokument, który przeszedł ścieżkę digitalizacji staje się właściwie dokumentem elektronicznym, posiadającym szereg zalet. Łatwo jest go wpiąć w proces narzędzia obiegu workflow, co pozwala na usprawnienie obiegu akceptacyjnego. Każdy pracownik, z odpowiednimi prawami dostępu, może w prosty sposób odszukać dokument po słowach kluczowych lub wybranych parametrach biznesowych, a następnie wyświetlić jego obraz, czy dołączyć dodatkowe adnotacje. Nie ma konieczności fizycznego przekazywania dokumentu z biurka na biurko, czy uciążliwego przeszukiwania fizycznych archiwów papierowych. Uproszczony zostaje proces zarządzania dostępem do dokumentów, a także ich monitorowania. Jest to istotna zmiana jakości realizowanych procesów.

Podobne