Czy w taki sam sposób należy szacować wartość zamówień dotyczących np. usług sprzątających jak i dostawy artykułów biurowych? Metody są różne, zależne od przypadku, jednakże bywają niewłaściwie stosowane. Oto wskazówki do poprawnego obliczania wartości zamówień.

Co stanowi wartość zamówienia

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, wartość zamówienia stanowi całkowite, szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.

Jak ustalić wartość zamówień okresowych

Do rozważań nad tematem obliczania wartości zamówień zainspirowała mnie moja znajoma, która by oszacować wartość przedmiotu zamówienia na dostawy artykułów biurowych, zaproponowała następujący model: wydatki historyczne za 12 miesięcy, powiększone o średnioroczny wskaźnik inflacji. Skąd w ogóle taki pomysł? Odwołajmy się znowu do przepisów ustawy, a konkretnie do art., 34 ust.1, zgodnie z którym wartość zamówienia dla tzw. zamówień powtarzających się okresowo, ustalana jest na podstawie:

  • łącznej wartości zamówień należących do tej samej kategorii, udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, lub
  • łącznej wartości zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie, albo w czasie realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli termin jego realizacji jest dłuższy niż 12 miesięcy.

Zamówienia „zwykłe” i okresowe – jakie są różnice?

Wszystko się teoretycznie zgadza, tylko że ten sposób szacowania – oparty na wydatkach historycznych, powiększonych o wskaźnik inflacji – dotyczy tzw. zamówień powtarzających się okresowo. Ustawa nie definiuje co to są „zamówienia powtarzające się okresowo’’ i czym one różnią się od zwykłych zamówień. Przyjęło się, że z zamówieniem na dostawy oraz usługi powtarzające się okresowo, będziemy mieli do czynienia wyłącznie wtedy, gdy realizowane jest ono co pewien czas, stosownie do aktualnych potrzeb, nie mogąc zostać spełnionym przez wykonawcę jednorazowo. W sytuacji, gdy istnieje możliwość „skumulowania” poszczególnych części i zrealizowania zamówienia jednorazowo, nie należy ich traktować jako dostaw lub usług powtarzających się okresowo. Będziemy mieli w tym przypadku do czynienia z zamówieniem udzielanym w częściach, czyli sytuacją przypominającą świadczenie jednorazowe realizowane w ratach. A więc wracając do punktu wyjścia, moja znajoma nie miała jednak racji ze swoim sposobem szacowania.

Podsumowanie

Reasumując, świadczeń okresowych nie można zrealizować pojedynczym zamówieniem, jeśli natomiast jest taka możliwość, mimo że zamawiający z jakichś względów z niej nie korzysta (np. nie chce przekroczyć limitów magazynowych, albo rozkłada w czasie płatności) to jest to świadczenie jednorazowe rozłożone na raty. Idąc tym tokiem rozumowania, świadczenie okresowe to np.:

  • dostawy prasy,
  • usługi sprzątania pomieszczeń biurowych,
  • usługi hostingu środowiska informatycznego,
  • administrowanie systemem informatycznym.

Do tej kategorii nie zaliczymy natomiast, dostaw sprzętu komputerowego, a także dostaw artykułów biurowych, nawet w sytuacji gdy konsolidujemy potrzeby i wysyłamy jedno zamówienie w miesiącu.

Podobne