Większości przedsiębiorców nie trzeba przekonywać o korzyściach, które płyną z korzystania z faktury elektronicznej (e-faktury). Jak jednak przekonać swoich dostawców, aby dostarczali nam faktury  właśnie drogą elektroniczną i ukazać im, że jest to sytuacja win-win?

Najprostszym sposobem do skłonienia dostawcy do wystawiania faktur elektronicznych jest zawarcie takiego zapisu w umowie. Negocjując warunki handlowe z dostawcą, możemy ustalić, że faktury będą wystawiane elektronicznie, w określony z góry sposób. Co więcej, możliwość wystawiania faktur przez dostawcę elektronicznie może być też jednym z kryteriów, przy wybieraniu nowych dostawców. Jak jednak przekonać do wystawiania elektronicznie faktur naszych partnerów, z którymi współpracujemy od lat, i którzy przyzwyczaili się do dotychczasowej formy współpracy w zakresie wystawiania i odbierania faktur?

Najważniejszą kwestią jest niewątpliwie odpowiednia komunikacja. W pierwszej fazie należy zadbać o komunikację wewnątrz własnej  organizacji. Znalezienie osób na wysokim szczeblu, które wspierać będą zmianę procesu wystawiania faktur, na pewno pomoże w budowaniu świadomości i przekonaniu innych członków organizacji. Jednocześnie należy pamiętać, aby odpowiednie informacje dotarły do działu finansów, zakupów i IT. Każda z tych jednostek organizacyjnych odniesie inne korzyści przy wprowadzaniu e-faktury. Skierowana do nich informacja powinna jasno to określać. Do komunikacji wewnętrznej można użyć drogi internetowej, np. newslettera, co umożliwi nam dotarcie do wielu osób.

E-faktura: Komunikacja do dostawców w trzech krokach

Pierwszym krokiem w przygotowywaniu komunikacji do dostawców powinno być pogrupowanie wszystkich dostawców wg. założonych parametrów, np. ilości faktur od dostawcy, długości współpracy, zaawansowania technologicznego dostawcy itd. Dostosowanie treści przesyłanego komunikatu do adresata jest kluczowym czynnikiem sukcesu. Poza odpowiednią treścią, konieczne jest określenie właściwego adresata w organizacji dostawcy. Komunikaty powinny trafić do osób decyzyjnych, które mogą rozpatrzeć / wykazać zainteresowanie naszą ofertą.

Bardzo istotną kwestią jest także wybór kanałów komunikacyjnych. Dla poszczególnych, zdefiniowanych grup dostawców należy określić, czy odpowiednia będzie komunikacja telefoniczna, mailowa, czy też konieczne jest zorganizowanie warsztatów. Oprócz kanałów należy określić także częstotliwość przesyłanych informacji. Pojedyncza wiadomość może nie wystarczyć, aby dostawca zainteresował się tematem elektronicznej faktury.

Na koniec najważniejsza kwestia – treść przekazywanych wiadomości. Jeszcze raz podkreślam, że powinna być dostosowana do zdefiniowanej grupy dostawców. Bezsprzecznie powinna zawierać informację o konkretnych korzyściach, które obie strony odniosą po wdrożeniu elektronicznej faktury takich jak:

  • wyeliminowanie błędnych faktur,
  • skrócenie czasu oczekiwania przez dostawcę na płatność,
  • zniwelowanie poświęcanego czasu i wysiłku/ zmniejszenie  pracochłonności itd.

Powinniśmy jasno zaznaczyć, że jest to preferowana przez nas forma obsługi faktur i określić, jakie będą konsekwencje, jeśli dostawca nie wdroży po swojej strony tej zmiany np. wydłużenie procesu płatności.  Możemy także powołać się na statystyki, które jasno pokażą, jak zmienia się proces obsługiwania faktur po wdrożenie e-faktury.

Podobne