Firmy sięgając do starej zasady – duży ma większą siłę rynkową – tworzą coraz częściej grupy zakupowe. Zrzeszenia podmiotów uzyskują lepsze warunki współpracy z dostawcami. Jak grupa zakupowa może usprawnić swoje działanie za pomocą systemu informatycznego?

Niższe koszty zakupu materiałów i usług, transfer wiedzy na rynku – to niekwestionowane korzyści, które kuszą przedsiębiorców. Niestety to rozwiązanie posiada istotne bariery wejścia. Poza psychologicznymi i organizacyjnymi, najistotniejszą ze wszystkich jest brak specjalistycznych narzędzi informatycznych do zarządzania grupą.

Jakie funkcjonalności powinien posiadać system informatyczny, który wykorzystuje grupa zakupowa?

  1. Pierwsze zadanie systemu to zarządzanie podmiotami, które wchodzą w skład grupy zakupowej. System powinien być zarówno repozytorium danych o obecnych uczestnikach, jak i furtką dla nowych podmiotów gospodarczych, które chcą do grupy dołączyć. Funkcjonalność umożliwiająca wstępną weryfikację tych podmiotów oraz akceptację ich wniosków o członkostwo przez zarząd grupy, pozwala usprawnić bardzo ważny aspekt działania. Z kolei podmiotom, które planują wnioskować o członkostwo w grupie, umożliwia dokonanie oceny ich szans na wstąpienie do grupy. Osobom zarządzającym grupą pozwala na szybką weryfikację nowych kandydatów.
  2. System to także bardzo dobry kanał komunikacyjny pomiędzy członkami grupy. Wymiana informacji, doświadczeń – to tylko niektóre z zalet takiego narzędzia. Kolejnym atutem jest wspólny kalendarz umożliwiający członkom grupy zakupowej planowanie działań np. spotkań z dostawcami, a co za tym idzie efektywniejsze wykorzystywanie czasu.
  3. System stanowi także repozytorium dokumentów. Wszyscy członkowie grupy mają łatwy dostęp do danych i skanów umów, które zostały zawarte w ramach grupy. Najważniejsze jest jednak to, żeby poszczególne podmioty miały możliwość rejestracji w systemie zapotrzebowań, w ramach zawartych umów. System automatycznie grupuje zapotrzebowania różnych członków grupy. Zbiorcze zamówienia, utworzone na postawie wielu zapotrzebowań, są przesyłane do dostawców. System umożliwia także zaimplementowanie algorytmów do wyliczania cen produktów i usług, obniżanych wraz z rosnącym wolumenem zakupów.
  4. Dostęp do informacji w każdym momencie to podstawowe zadanie, stawiane przed systemem informatycznym. Zintegrowany system w ramach grupy pozwala na automatyczny przepływ danych w systemie, co usprawnia obieg informacji. Jednocześnie system stanowi najlepsze źródło danych do generowania raportów, odnośnie obrotów na poszczególnych umowach.

 

Podobne