Z dzisiejszej perspektywy można powiedzieć, że stosowanie mierników efektywności (KPI) stało się standardem, znacznie wykraczającym poza obszar zakupów. Wiele mówimy o KPI i ich znaczeniu zarządczym oraz jako o narzędziu do weryfikacji postawionych celów. Znacznie trudniej jest natomiast zróżnicować wskaźniki uwzględniając specyfikę kategorii asortymentowej, czy rynku dostawców.

Można opracować i wdrożyć nawet kilkadziesiąt mierników, mierzących cały proces zakupowy.  Oczywiście nie twierdzę, że nie są potrzebne globalne  wskaźniki typu:  czas upływający od zgłoszenia zapotrzebowania do czasu  realizacji zakupu albo średnia ilość ofert złożonych w postępowaniu. Nie ma natomiast potrzeby analizować np. ilości umów w kategorii asortymentowej, tam gdzie jest zawarta jedna umowa centralna.

Jak się zabrać do dopasowania wskaźników do specyfiki  asortymentu?  Proponuję, aby w ramach tworzenia strategii asortymentowych obligatoryjnie opracować kilka wskaźników weryfikujących jej efektywność.  A konkretnie? Wyobraźmy sobie, że mówimy o asortymencie, który idealnie nadaje się do skonsolidowania w ramach jednej umowy centralnej o charakterze ramowej. Taką kategorią są np. artykuły biurowe.  Wyznaczenie KPI musi być spójne ze strategią zakupową. Jakie cele ma konsolidacja artykułów biurowych?  Nie jest to zwykle asortyment o strategicznym znaczeniu, więc  główny nacisk kładzie się na oszczędności: finansowe i operacyjne. Ważne będzie zatem zmierzenie np.: całościowego poziomu wydatków przed konsolidacją i po konsolidacji, czy też zmniejszenia ilości faktur.  Konsolidacja w ramach jednej umowy zawsze będzie oznaczać dużą zmianę w organizacji. Dlatego też w tym konkretnym przykładzie punktem odniesienia powinien być okres poprzedzający zawarcie umowy centralnej, okres wstecz odpowiadający długości trwania umowy ramowej.

***

13 września odbył się kolejny warsztat z cyklu „Akademia Zakupowca’’.  Tym razem tematyka dotyczyła mierników efektywności ukierunkowanych na konkretne kategorie asortymentowe i dostawców.

Podobne