Zapewnienie firmie bezpiecznego, taniego i efektywnego źródła dostaw, czy może poprawa zyskowności firmy? Jakie zadania stoją przed zakupami? Gdzie zaczyna się, a gdzie kończy ich rola? Niezaprzeczalnym faktem jest to, że znaczenie działu zakupów w firmach wzrosło. Ich rola także. Jednak często zmiana nastąpiła tylko w strukturach, a nie w naszym myśleniu.

Elektroniczne zapytania ofertowe, aukcje czy systemy klasy eProcurement to standard. Dział zakupów w dużej czy średniej firmie, który myśli o optymalizacji zasobów czy uzyskaniu oszczędności korzysta z takich rozwiązań. W wymiarze technologicznym jest to dopiero początek. Kluczem do dalszej optymalizacji jest sięgnięcie głębiej w „otchłanie” własnej organizacji, przejęcie przez dział zakupów nie tyle współodpowiedzialności, co myślenie o  większym odcinku biznesu. Naszym celem  powinno być nie tylko obniżenie kosztów bezpośrednich zakupu, ale także poprawa zyskowności i rentowności całej firmy. Zakupy to obszar, z którego łatwo wyjść do optymalizacji w innych obszarach firmy, a nawet organizacji jako całości. Jak to zrobić? Każdy z nas jest z pewnością ekspertem w odniesieniu do własnej organizacji, poniżej kilka inspiracji:

eFaktura

Uruchomienie elektronicznej wymiany dokumentów z naszymi dostawcami nie jest tylko technicznym udogodnieniem realizowanym przez dział IT. Automatyzacja procesów księgowych, wyeliminowanie ludzkich błędów, skrócenie czasu dostępu do informacji to tylko kilka z korzyści, które osiągniemy wdrażając to rozwiązanie w przedsiębiorstwie. Marketplanet specjalizuje się w tego typu przedsięwzięciach, Porada w jednym zdaniu? „Tajemnica sukcesu leży w takim zorganizowaniu procesu, żeby eFaktura nie była w naszej organizacji czymś nadzwyczajnym, utrudniającym pracę, lecz normalną procedurą, z której skorzystać mogą wszyscy dostawcy.” Niech będzie porada w dwóch zdaniach. „Nie wdrażajcie faktury elektronicznej dla jednego lub kilku dostawców – wdróżcie rozwiązanie, z którego korzystać będą wszyscy wasi kontrahenci, niezależnie od tego jakie i czy posiadają systemy informatyczne.”

Ocena dostawców

Cóż z tego, że dział zakupu wynegocjował najniższe możliwe ceny, jeśli na etapie realizacji kontraktu pojawiają się opóźnienia, niedociągnięcia i braki jakościowe? Wiem, powiecie, że od tego są kary umowne. Niestety w zdecydowanej większości przypadków one niczego nie naprawiają – nawet jeśli wyegzekwujemy je od dostawcy, to nasza firma borykać się będzie z przestojami, opóźnieniami w stosunku do klientów itd. Kary nie są moim zdaniem satysfakcjonującym rozwiązaniem tego problemu. Co jest? Według mnie – usystematyzowany proces kwalifikacji i oceny kontrahentów, który pozwala wyeliminować nierzetelnych partnerów. Ciekawostka w jednym zdaniu? Taki system, to nie tylko możliwość pozbycia się nieuczciwych dostawców w przyszłości, ale także możliwość szybszego reagowania na problemy i podejmowania kroków naprawczych zanim kłopoty narosną.

Business Intelligence

Od lat wkłada się nam do głowy, że dostęp do informacji jest kluczem do sukcesu biznesowego. Do jakich informacji powinien mieć dostęp dział zakupów? Wśród wielu potencjalnych obszarów, z których czerpać należy informację wymienić można m.in. planowanie inwestycji, planowanie sprzedaży, dane sprzedażowe, dane magazynowe, dane dotyczące zamówień operacyjnych, dane dotyczące rozliczania faktur i wiele, wiele innych.

Rodzaj wykorzystywanych przez zaopatrzenie informacji zależy w olbrzymiej mierze od charakterystyki przedsiębiorstwa. Dla przykładu, w firmie zajmującej się handlem detalicznym, kluczowe dane to te dotyczące sprzedaży. W jednym z realizowanych przez nas projektów nowoczesne wykorzystanie hurtowni danych zawierającej stany magazynowe i wielkości sprzedaży pozwoliło wprowadzić nowe algorytmy optymalizacji zaopatrzenia, co przełożyło się na co najmniej 7-procentowy wzrost sprzedaży, przy niezmienionych kosztach zaopatrzenia i magazynowania. Wszystko dzięki nowoczesnej analizie bardzo dużych ilości danych, która przełożyła się na lepsze zatowarowanie sklepów.

 ***

Odpowiadam w Marketplanet za rozwój produktów informatycznych. Wskazane przeze mnie obszary są jednymi z wielu, które stara się zaadresować Platforma Marketplanet. Jakie będą kolejne? To już w dużej mierze zależy od Was – czy wskazane przeze mnie obszary są interesujące? Czym jeszcze powinny zajmować się nowoczesne zakupy?

Podobne