Dla wielu firm podstawowym celem w obszarze zakupów jest generowanie oszczędności. Generowanie oszczędności niestety w większości przypadków utożsamiane jest tylko z obniżką kosztów zakupów poprzez negocjację cen kupowanych asortymentów.

Firmy produkcyjne na znaczną skalę stosują obecnie podejście „szczupłego” zarządzania przedsiębiorstwem (Lean management). W koncepcji tej dąży się do tego, żeby dostarczyć oczekiwaną wartość klientowi przy jak najniższym koszcie oraz przy jak najniższym nakładzie zasobów.

Lean procurement – dlaczego nie? Obecnie w Wielkiej Brytanii popularnym podejściem staje się Lean Sourcing w zamówieniach publicznych. Wyobraźmy sobie „leanowskie” podejście w polskich firmach. Jest kilka powodów, które w moim odczuciu przemawiają za stosowaniem lean-u w zakupach. Poruszę kilka z nich.

Proces zakupowy – jak wyeliminować straty

Po pierwsze proces. Lean pomaga wyeliminować straty i marnotrawstwo, które pojawiają się w procesie zakupowym oraz systemach pełnomocnictw. Kwestionowanie stanu zastanego, stawianie pytań dlaczego proces jest zorganizowany w taki a nie inny sposób, prowadzi zazwyczaj do znaczącego uproszczenia procesu. Czy na pewno potrzebujemy x akceptacji pod zapotrzebowaniem? Czy na pewno potrzebujemy akceptacji dokumentu skoro pracujemy na zaakceptowanych szablonach, które nie powinny podlegać zmianom? Dlaczego nie korzystamy z faktur podsumowujących zakupy z danego miesiąca? Często pytania, które należy zadać, są proste. Problem polega na tym, że nie zawsze są zadawane.

Cena a jakość

Po drugie skupienie na relacji cena/jakość. Generowanie wartości to również zmniejszenie kosztów złej jakości. Ile razy gonitwa za niższą ceną zakończyła się zakupem produktów złej jakości? Ile razy z tego powodu pojawiły się straty produkcyjne, reklamacje względem produktów gotowych czy odpady produkcyjne? Lean skupia się na obu obszarach optymalizując relację cena/jakość.

Zakupy a inne obszary w organizacji

I w końcu to co najbardziej zaniedbane w organizacjach czyli punkty styku. Optymalizacja obszaru zakupów to działania, które na pewno trzeba podejmować. Konsolidacja zakupów, strategie zakupowe dla kluczowych asortymentów, centralizacja zarządzania zakupami czy elektroniczne narzędzia takie jak aukcje elektronicznie czy elektroniczne zapytania ofertowe to obecnie standard. Dalszy potencjał wartości jest w punktach styku. Zakupy często są pod ścianą w zakresie możliwości optymalizacji, bowiem proces ten wymaga zaangażowania innych obszarów takich jak logistyka, sprzedaż, produkcja, planowanie produkcji, HR-y, finanse czy obsługa klienta.

Przykładem problemu jest magazyn zapełniony niepotrzebnymi, nierotującymi i wartościowo istotnymi asortymentami. Wizja takiego magazynu nie jest nikomu obca. Pojawiają się pytania, kto jest winny, kto podjął decyzję o zakupie.

Wymiana informacji

Warto zadać inne pytania. Jakie są przyczyny zaistniałej sytuacji oraz jakie są rozwiązania, które należy wdrożyć. Czy w firmie funkcjonują plany sprzedażowe? Czy wdrożone są racjonalne poziomy zapasów bezpieczeństwa na magazynie? Na bazie jakich danych i informacji ustalono te poziomy? W sourcingu bazujemy na informacjach, które otrzymujemy. Brak wymiany informacji często prowadzi do nieracjonalnego planowania oraz w rezultacie nieracjonalnych zakupów. Współpraca różnych funkcji biznesowych np. poprzez wdrożenie procesu S&OP (Sales and Operations Planning)  jest jedną z metod prowadzącą do unikania wspomnianego marnotrawstwa. Warto zatem inaczej spojrzeć na obszar zakupowy i poszukać dróg do generowania wartości np. na punktach styku wykorzystując lean procurement.

Podobne