W popularnych portalach internetowych oceniając dostawcę kierujemy się najczęściej średnią z ocen wystawianych mu przez innych kupujących. Pomimo wielu zalet tak prostego modelu, jego zastosowanie do obsługi zakupów w  firmach jest bardzo ograniczone, a najczęściej praktycznie niemożliwe. Ocena dostawców w dużych organizacjach to złożony proces zbierania i wielowymiarowej analizy danych pochodzących z różnych źródeł.

Dobry/ zły – to za mało

Wszyscy znamy systemy oceny dostawców  udostępniane w popularnych sklepach i portalach internetowych.  Wybierając partnera do  transakcji możemy kierować się jego oceną – najczęściej średnią z ocen wystawianych mu przez innych kupujących. Po zakończonej transakcji mamy z kolei możliwość ocenienia kontrahenta – na przykład przydzielenia mu określonej ilości „gwiazdek”.  W bardziej zaawansowanych przypadkach nasza ocena może dotyczyć kilku zdefiniowanych parametrów, lecz nadal jest to oczywiste i nieskomplikowane zadanie.

Pomimo wielu zalet tak prostego modelu, jego zastosowanie do obsługi zakupów w większych firmach jest bardzo ograniczone, a najczęściej praktycznie niemożliwe.

Ocena dostawcy na każdym etapie współpracy

Ocena dostawcy w sklepie internetowym  sprowadza się do wykonania jednej czynności przez jedną osobę. W dobrze zorganizowanych firmach jest to pewien proces, w którym uczestniczą różne osoby z różnych działów. Inne osoby (działy) odpowiadają za współpracę z dostawcą na etapie zbierania informacji czy negocjacji handlowych, kto inny realizuje fizycznie umowę, a za kontrolę jakości czy rozliczenia i finanse może odpowiadać jeszcze inna komórka. Skuteczne wdrożenie oceny dostawców to zorganizowanie powtarzalnego procesu zbierania wszystkich dostępnych w organizacji informacji. Obsługa takiego procesu w systemie informatycznym wymaga więc rozwiązań innej klasy. Obrazowo mówiąc taka ocena dostawcy ma postać wielosekcyjnego formularza, przy czym system powinien zapewnić sterowanie dostępem do poszczególnych sekcji dla różnych użytkowników oraz automatyzację obiegu takiego dokumentu pomiędzy działami w firmie. Przy czym mówimy tu o systemie obiegu dokumentów klasy „enterprise” –  musimy przewidzieć dynamiczny system workflow, sterujący procesem w powiązaniu ze strukturą organizacyjną, geograficzną itp.

Kategorie asortymentowe

To jednak nie wszystkie wyzwania stojące przed systemami oceny dostawców. Następnym czynnikiem różnicującym sposób oceny jest kategoria asortymentowa. Inaczej przecież ocenia się dostawców rozwiązań IT,  inaczej materiałów biurowych, a jeszcze inaczej kluczowych komponentów do produkcji. Dodatkową komplikacją jest fakt że system powinien obsługiwać przypadki gdy jeden dostawca występuje w kilku kategoriach równocześnie, i jest oceniany kilka razy poprzez pryzmat innych, nieporównywalnych parametrów.

Struktura organizacyjna

Kolejnym wymiarem może być struktura organizacyjna, zarówno w organizacji kupującej jak i u dostawcy. Organizując zakupy na poziomie korporacyjnym musimy przewidzieć specyfikę spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej. Często specyfika ta powoduje potrzebę innej organizacji oceny w poszczególnych spółkach. Po stronie dostawców również mamy do czynienia ze złożonymi strukturami co może skutkować potrzebą niezależnej oceny dla różnych jednostek w ramach jednego dostawcy.

Ilość czynników które mogą wpływać na zróżnicowanie kryteriów oceny może być znacznie większa –wystarczy choćby dodać kryteria geograficzne (jak dostawca sprawuje się w poszczególnych krajach czy województwach).

Źródła pochodzenia danych

Oddzielnym zagadnieniem jest pochodzenie danych w organizacji. Część informacji możemy zbierać poprzez planowy obieg formularzy. Spora część danych może jednak pochodzić z innych systemów – finansowo-księgowego, magazynowego czy wspierającego produkcję. Kompleksowa ocena dostawcy powinna bazować również na agregacji tego typu informacji.

Zbieranie danych to jednak nie wszystko – należy jeszcze zapewnić możliwość skutecznej ich analizy i prezentacji. Porównywanie, filtrowanie i szeregowanie często całkowicie odmiennie skonstruowanych ocen jest zadaniem wymagającym zastosowania bardzo dobrze przemyślanych i przygotowanych narzędzi. Dlatego czołowi dostawcy systemów zakupowych oferują system oceny dostawców jako osobny, rozbudowany moduł wymagający przygotowania i wdrożenia. Rozwiązania oparte o gotowy formularz pozostają zaś domeną sklepów internetowych.

Podobne