Systemy informatyczne e-procurement pozwalają oszczędzać nie tylko nakłady ponoszone na logistykę i archiwizację dokumentów, ale także czas wymagany na ich weryfikację i akceptację. Warto podkreślić, że system nie jest zastępnikiem dla maila, a raczej „niewidzialną ręką”, która prowadzi wniosek zakupowy po organizacji tak, aby dokonać najlepszego zakupu zgodnie ze strategią firmy, na podstawie wiedzy właściwych pracowników i historii transakcji.

Dla zobrazowania, w jaki sposób można wykorzystać w zakupach narzędzia elektroniczne, posłużmy się przykładem biznesowym.

Zakupy w firmie X

Wyobraźmy sobie, że mamy do czynienia z firmą X, zajmującą się działalnością usługową. Firma X posiada centralę w Warszawie i 4 biura, rozproszone w lokalizacjach podwarszawskich. Każdy zakup i wydatek planowany w organizacji musi być potwierdzony przez:

  • Kierownika jednostki organizacyjnej, która planuje zakup – potwierdzającego, czy planowany zakup jest zasadny biznesowo, tzn. czy faktycznie dana jednostka ma potrzeby zakupowe,
  • Kontroling finansowy – weryfikujący czy zakup znajduje pokrycie w planach budżetowych, tzn. czy firmę stać na planowany wydatek,
  • Koordynatorów merytorycznych – sprawdzających, czy planowany zakup jest zgodny ze standardami i wymaganiami, przyjętymi w firmie,
  • Organizację zakupową – weryfikującą, jak daną potrzebę zakupową zrealizować: z jakiego źródła, w jakim czasie, cenie i na jakich warunkach.

Jednostki zaangażowane w proces akceptacji mieszczą się więc w różnych lokalizacjach. Dlatego, kiedy pracownik centrali firmy X chce kupić komputer, musi opisać jego specyfikację, a następnie pozyskać zgodę na zakup z rozproszonych biur. Część akceptacji uzyskuje w postaci mailowej, jednak niektóre wymagają formy pisemnej. W takich przypadkach, konieczne jest zastosowanie tradycyjnych metod komunikacji: pracownik firmy X drukuje akceptacje pozyskane mailowo, wysyła dokumenty papierowe wewnętrzną pocztą lub osobiście udaje się do podwarszawskich biur, aby zdobyć podpisy.

Trudno sobie wyobrazić, aby kierownik każdorazowo był w stanie na bieżąco weryfikować i akceptować napływające dokumenty. Czasem potrzeba kilku dni, biorąc pod uwagę jego kalendarz i mobilność „wewnętrznej poczty kurierskiej”. W przypadku, gdy go nie ma, poszukiwany jest zastępca, a gdy pojawiają się niejasności wszystko się wydłuża…

Proces zakupowy w systemie e-procurement

Firma X zmienia filozofię działania i wdraża system e-procurement wraz z elektronicznym obiegiem akceptacyjnym.

Zgłoszenie zapotrzebowania zakupowego w formacie zgodnym z polityką firmy

Dostęp do systemu posiadają wszyscy pracownicy, którzy mogą zgłaszać zapotrzebowania zakupowe oraz biorą udział w weryfikacji i akceptacji zakupów. Kiedy pojawia się potrzeba kupienia komputera, pracownik centrali loguje się do systemu i wypełnia gotowy formularz zakupu, zgodny z wewnętrznymi regulacjami firmy X. W praktyce wskazuje najczęściej: opis produktu, ilość, kategorię asortymentu, oczekiwaną datę dostawy i przewidywaną cenę. Może dodać załącznik ze specyfikacją lub dodatkowe uwagi, dotyczące zakupu i przesyła formularz do akceptacji – również na poziomie systemu.

Szybki dostęp do informacji czyli akceptacja z każdego miejsca

W zależności do przyjętej polityki akceptacji, system pozwala pracownikowi centrali samodzielnie wskazać kierownika lub automatycznie przesyła dokument do właściwej osoby (na podstawie zaszytej w nim struktury organizacyjnej). Akceptujący ma dostęp do systemu zarówno w poszczególnych lokalizacjach firmy, jak i poza biurem. Dzięki temu, zainteresowani uzyskują łatwy dostęp do dokumentów, organizacja eliminuje zbędne dokumenty papierowe i zapobiega wydłużeniu procesu weryfikacji – dokumenty nie „giną” poczcie kurierskiej lub na biurkach akceptujących.

Ustawienie zastępstwa

Kiedy akceptujący planuje nieobecność, może w systemie wskazać zastępcę – wówczas dokument elektroniczny automatycznie trafia do wyznaczonej osoby. Pracownik centrali nie jest  więc zmuszony poszukiwać w organizacji osoby, która w zastępstwie szefa złoży wymagany podpis.

Określenie źródła finansowania

Poszczególne kroki akceptacji przebiegają płynnie i następują bezpośrednio po sobie – po akceptacji przez kierownika, system przesyła dokument do kontrolingu finansowego. W tym zakresie, proces akceptacji może być zoptymalizowany, poprzez zastosowanie podziału kontrolerów (np. ze względu na miejsce powstawania kosztów, tzw. MPK). Wówczas system automatycznie wyznaczy akceptującego, który odpowiada za dany obszar finansowy. Dodatkowo, możliwe jest wyznaczenie w systemie progu wartościowego, dla którego akceptacja finansowa jest wymagana. Jeżeli więc planowany zakup ma niską wartość i nie wymaga weryfikacji kontrolingowej, system może pominąć ten krok akceptacji i skierować formularz od razu do oceny merytorycznej.

Konsultacja merytoryczna

Jeżeli struktura organizacji merytorycznej jest rozbudowana, wówczas w systemie można zastosować podział koordynatorów ze względu na asortyment. Wypełniając formularz zapotrzebowania zakupowego, pracownik centrali dodaje informację o rodzaju asortymentu (w przypadku zakupu komputera będzie to np. sprzęt informatyczny). Na tej podstawie system automatycznie wyznacza akceptujących z obszaru informatyki.

Dostęp do informacji o dotychczasowych źródłach dostaw

Kiedy zapotrzebowanie zakupu uzyska wymagane akceptacje, system przekazuje je do organizacji zakupowej, która weryfikuje możliwe źródła dostaw i warunki handlowe dla zrealizowania zakupu. Ponieważ system e-procurement opiera się na dwóch filarach: bazie dostawców i bazie umów, kupiec ma możliwość zweryfikowania, w jaki sposób dotychczas realizowane były podobne zakupy. Na podstawie danych ze zgłoszonego zapotrzebowania, kupiec może raportować i identyfikować dostawców i umowy, które dotyczą danego asortymentu.

***

Każdy z uczestników procesu akceptacji może zaakceptować dokument lub go odrzucić, wskazując powody swojej decyzji. Informacje o statusie zapotrzebowania trafiają do pracownika, który wnioskował o zakup. Usprawniony został więc nie tylko proces przepływu informacji, ale przede wszystkim proces wnioskowania o zakup – pracownik centrali, może skorygować swój wniosek i ponownie przekazać go do akceptacji.

Jeśli warunki akceptacji (wymagane kroki akceptacji lub osoby akceptujące) zostały w systemie zmienione, wówczas jego formularz będzie procesowany zgodnie z nowymi, aktualnymi zasadami. Takie rozwiązanie minimalizuje więc również ryzyko, że zakup został zweryfikowany niezgodnie z wewnętrznymi regulacjami firmy X.

Podobne