Faktura elektroniczna (e-faktura) zadomowiła się w Polsce w 2005 roku, kiedy  Ministerstwo Finansów zrównało prawnie fakturę elektroniczną z tradycyjną fakturą – papierową. Rozwiązanie to systematycznie zyskuje na popularności, dzięki niekwestionowanym korzyściom, które pociąga za sobą w procesie zakupowym, zarówno dla dostawcy, jak i jego klienta.

Faktura jest ostatnim elementem procesu zakupowego, ale na pewno nie najmniej ważnym. Dla dostawcy jest wynagrodzeniem za wykonaną przez niego pracę, a dla klienta uregulowaniem należności. Obie strony zainteresowane są sprawną, bezbłędną obsługą procesu wystawiania i przekazywania faktur.

Oszczędności, oszczędności, i jeszcze raz oszczędności to cel, który obecnie przyświeca niemal każdej działalności gospodarczej, a faktura elektroniczna bardzo szybko pozwala na osiągnięcie go. Koszt papieru i maszyn niezbędnych do wydruku faktur, koszty przesyłki, koszty zatrudnienia osób do koordynacji procesu związanego z fakturami spadają natychmiast po zastosowaniu faktur elektronicznych. Terminowość dostarczenia i zabezpieczenie się przed ryzykiem zaginięcia faktury to kolejne zalety tego rozwiązania. Obsługa elektroniczna faktur nie oznacza tylko sposobu ich wystawiania i przesyłania, ale także przechowywania. Oznacza to lepszy dostęp do faktur w dowolnym momencie oraz mniej miejsca potrzebnego na archiwum.

W Polsce rozwiązanie faktur elektronicznych stale zyskuje na popularności. Podążamy za krajami skandynawskimi, gdzie np. w Danii ponad 2/3 wszystkich faktur w obrocie to faktury elektroniczne.

Niewątpliwie ogromny wpływ na tempo rozwoju e-faktury mają regulacje prawne. Minister Finansów dostrzegając ogromny potencjał e-faktury wydał 20 grudnia 2012 r. rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, które od 1 stycznia 2013 roku znacznie uprościło proces poprzez likwidację dotychczasowych obciążeń i przeszkód.

Podstawowe udogodnienie dotyczy akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej. Dotychczasowe przepisy uzależniały możliwość przesłania i udostępnienie faktury elektronicznie od wcześniejszej akceptacji odbiorcy. Konieczne było udokumentowanie takiej zgody w formie pisemnej. Obowiązujące od 1 stycznia br rozporządzenie znosi obowiązek wyrażania akceptacji przed wysłaniem e-faktury. Paragraf 3 nowego rozporządzenia określa, iż „przesyłanie, w tym udostępnienie faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy faktury”. Należy domniemywać, że wystarczająca jest zgoda ustna odbiorcy faktur. Idąc krok dalej, jeśli klient ureguluje płatność wynikającą z e-faktury także można uznać to za akceptację.

Jeśli klient nie życzy sobie otrzymywania faktur elektronicznie oczywiście ma do tego prawo, ale musi się wyraźnie temu sprzeciwić. Wówczas dostawca zmuszony będzie do wystawienia tradycyjnej, papierowej faktury.

Rozporządzenie Ministra Finansów dokładnie określa także, jakie cechy musi posiadać elektroniczna faktura:

  • Autentyczność pochodzenia faktury, czyli pewność co do tożsamości wystawcy faktury
  • Integralność treści, czyli potwierdzenie, że w fakturze nie zmieniono treści, które powinna posiadać
  • Czytelność faktury

Przedsiębiorcy w celu sprostania tym wymogom wypracowali kilka sposobów obsługi e-faktur. Najprostszym jest wysyłanie ich w określonym formacie z określonego adresu mailowego po stronie dostawcy na określony adres mailowy po stronie klienta. Bardziej zaawansowana metoda to przechowywanie faktur na serwerze i udostępnienie ich klientom za pomocą loginu i hasła. Podpis elektroniczny to kolejny krok ku integralności i autentyczności faktur a na końcu tej drogi jest EDI – czyli pełna elektroniczna wymiana danych pomiędzy kontrahentami, ale to już dłuższy temat…

Podobne