Jeśli czegoś nie mierzysz, jak możesz tym zarządzać? Jeśli coś mierzysz, musisz wiedzieć, po co to robisz i jaki cel chcesz osiągnąć. Odpowiedni dobór KPI (Key Performance Indicators) czyli kluczowych wskaźników efektywności pozwoli na identyfikację stopnia dojrzałości obszaru zakupowego poprzez rzetelną ocenę efektywności realizowanych procesów zarówno w wymiarze jakościowym, czasowym jak i finansowym.

Cztery kluczowe obszary, do których należy określić KPI dla zakupów w firmie to:

  • skala generowanych oszczędności (np. oszczędności cenowe per kategoria, lub liczone sumarycznie);
  • bezpośrednia efektywność procesu zakupowego (na każdym etapie procesu od planowania po realizacje zamówień, można wziąć pod uwagę np. odchylenie od planów, średni czas oczekiwania na uruchomienie postępowania);
  • koszty organizacji zakupowej (np. średnia wartość zakupów, liczba realizowanych postępowań w danym okresie czasu)
  • jakość zarządzania zakupami (należy wziąć pod uwagę strukturę bazy dostawców)

Ważne, aby przy określaniu KPI zadbać o cykliczność przeprowadzanych badań w precyzyjnie zdefiniowanym zakresie. Należy wyznaczać ambitne lecz zarazem realne cele, zgodne ze strategią przedsiębiorstwa.

Ustalone wskaźniki pomiaru efektywności procesu zakupowego mierzą  efektywność w wymiarze:

  • jakościowym (stopień zgodności wykonania elementów procesu zakupowego ze zdefiniowanymi w organizacji procedurami i celami biznesowymi.)
  • wartościowym (stopień realizacji elementów procesu zakupowego zgodny z ustalonymi wartościami i określonymi celami.)

Mierzenie efektywności obszaru zakupowego (w czterech powyższych perspektywach) pozwala na identyfikację stopnia ich dojrzałości. Poprzez przypisanie właściwych celów do poszczególnych perspektyw firma będzie wspierała odgórną strategię rozwoju, natomiast osiągnięcie celów przełoży się na budowę kolejnego filaru przewagi konkurencyjnej.

***

Zagadnieniu – KPI w zakupach – było poświęcone pierwsze spotkanie z cyklu Akademia Zakupowca, które odbyło się 5 lipca w Marketplanet. Kolejne spotkanie – Dokumentacja, oraz warunki udziału w przetargu a kryteria oceny ofert w ramach Akademii w ten piątek. Zapraszamy.

Podobne