Oszczędności! Tak w skrócie można określić korzyści, jakie niosą za sobą zakupy elektroniczne w organizacji. Czas, pieniądze, pracochłonność – to tylko niektóre obszary, w których e-katalogi i zamówienia elektroniczne generują oszczędności.

Proces wdrażania e-katalogów i elektronicznej obsługi zamówień wymaga zaangażowania nie tylko organizacji kupującego, ale i dostawców. Wspólny wysiłek się jednak opłaca, bo korzyści z takiego wdrożenia czerpią obie strony.

1. Oszczędności finansowe i procesowe

Uruchomienie elektronicznej obsługi zamówień pomiędzy kupującym, a dostawcą pozwala oszczędzać nakłady, związane z realizacją zakupów. Kupujący, w oparciu o zdefiniowane e-katalogi, składają zamówienia, które po elektronicznej akceptacji są automatycznie przesyłane do dostawców. Dostawcy otrzymują zamówienia – czy to na platformie handlu elektronicznego, czy też bezpośrednio we własnych systemach ERP – i mają możliwość potwierdzenia ich realizacji on-line.

Elektroniczna obsługa procesu zakupowego umożliwia eliminację papierowej dokumentacji. Skutkuje również zmniejszeniem pracochłonności związanej z obiegiem akceptacyjnym, archiwizacją i przesyłaniem dokumentów zakupowych – tak po stronie kupujących, jak i dostawców.

E-katalogi odzwierciedlają warunki handlowe wynegocjowane z dostawcami. Asortyment udostępniany w ten sposób pozwala eliminować pomyłki i unikać niejasności w procesie składania i akceptacji zakupów, jak również ich rozliczania. Dodatkowo, raz złożone zamówienie może stać się wzorcem, w oparciu o który użytkownik będzie mógł w przyszłości sprawniej tworzyć kolejne zamówienia. Dzięki katalogom elektronicznym i zarządzaniu dostępem do ich kontentu, organizacja zakupowa może zdecentralizować operacyjne składanie zamówień, aby wzmocnić swój potencjał w obszarach strategicznych.

2. Szybsza realizacja zakupu

Wykorzystanie e-katalogów oraz elektronicznej komunikacji skraca czas, jaki organizacja kupującego przeznacza na tworzenie, akceptację i przesyłanie zamówień do dostawców. Katalogi elektroniczne działają niczym sklep internetowy – wystarczy wybrać asortyment z dostępnego zbioru i dodać do koszyka. System wyręcza tworzącego zamówienie w opisywaniu przedmiotu zakupu, a dostawcy ułatwia jego identyfikację, przez co przyspiesza realizację zaopatrzenia.

Dzięki elektronicznym ścieżkom akceptacji, możliwe jest skrócenie czasu wymaganego na weryfikację zamówień i potwierdzenie dostawy. Aktualizacja warunków handlowych (zakresu asortymentu czy cennika) może być udostępniana organizacji tuż po zakończeniu negocjacji z dostawcą, co gwarantuje bieżące składanie zamówień, zgodnie z aktualnymi zapisami umów zakupowych.

3. Łatwa identyfikacja przedmiotu zamówienia

Poprzez standaryzację asortymentu w katalogach elektronicznych, zarówno kupiec, jak i dostawca jednoznacznie identyfikują zamawiany produkt. Produkty i usługi w e-katalogach mają przypisane nazwy, ceny, jednostki miar, opisy czy terminy dostaw, które kupujący i sprzedający wspólnie ustalili na etapie podpisywania umowy. Dzięki temu kupujący nie musi samodzielnie definiować przedmiotu zakupu – może szybciej i łatwiej złożyć zamówienie w oparciu o e-katalog, bez konieczności odwoływania się do cennika i warunków umowy.

Korzyścią dla dostawcy jest z kolei łatwa identyfikacja zamawianego asortymentu – gwarantuje to wspólny identyfikator produktu, określony na etapie budowania e-katalogu. Jeśli dodatkowo zamówienia od kupującego trafiają bezpośrednio do systemu ERP dostawcy, wówczas przedmiot zamówienia jest rozpoznawany automatycznie.

4. Usprawnienie procesu monitorowania elektronicznych zakupów

Elektroniczna obsługa zamówień pozwala na bieżące monitorowanie współpracy pomiędzy kupującym, a sprzedającym. Daje również możliwość śledzenia wewnętrznych procesów we własnych organizacjach oraz pozyskiwanie danych na potrzeby pomiaru efektywności.

Kupujący, analizując składane w organizacji zamówienia, zyskuje wiedzę m.in. o tym:

  • z jakimi dostawcami współpracuje najczęściej, najdłużej, cyklicznie,
  • jaki jest poziom wykorzystania budżetu umów ramowych,
  • jaki jest poziom obrotów z dostawcami,
  • jakie kategorie zakupowe są kupowane w organizacji i jakie generują obroty,
  • jakie są planowane zakupy, a tym samym wydatki, zobowiązania, stan zapasów.

Wszystkie te dane wspierają kupującego w monitorowaniu kluczowych procesów biznesowych i budowaniu strategii zakupowej.

Dostawca z kolei, na podstawie historii zamówień otrzymywanych elektronicznie, ma możliwość analizowania kluczowych aspektów sprzedażowych, np.:

  • jaki jest poziom obrotów z kontrahentami,
  • jaki asortyment zamawiany jest najczęściej,
  • jakie są źródła zamówień i adresy dostaw,
  • jaki jest czas realizacji dostaw.

Reasumując, elektroniczna obsługa zamówień pozwala zwiększać efektywność zarządzania procesami planowania, budżetowania, dostarczania dóbr i usług oraz komunikacji z partnerami handlowymi. Zarówno kupującemu, jak i dostawcy, umożliwia zatem optymalizację procesów zaopatrzenia w aspekcie finansowym i procesowym.

Podobne