Klient: „Przepraszam, ale nasza firma tego nie zamawiała” Dostawca: „To dziwne, przecież Państwo już nawet za to zapłacili”. Powyższy przykład rozmowy to oczywiście skrajna sytuacja jaka może się przydarzyć w ramach współpracy firmy z dostawcą. Nie ma jednak prawa zaistnieć, gdy przed płatnością stosujemy w organizacji tzw. trójstronne uzgadnianie faktur z ang. zwane „3-way matching”.

Co to jest ten „3-way matching”

„3-way matching” jest podstawową procedurą weryfikacji otrzymywanych przez firmę faktur, stosowaną przez księgowych w działach zobowiązań. Proces odnosi się do kontroli spójności i dopasowania informacji zawartych na trzech dokumentach: Zamówieniu, Odbiorze i Fakturze. Weryfikacji podlega przede wszystkim zgodność danych związanych z przedmiotem zamówienia/faktury, jego ilością, ceną jednostkową oraz warunkami płatności i odbioru. Cały proces ma na celu kontrolę, czy otrzymane od dostawcy dane na fakturze odpowiadają temu, co zostało zamówione i co więcej, faktycznie dostarczone przez naszego kontrahenta. Uzgodniona w ten sposób faktura może być zaksięgowana i skierowana do zapłaty.

3-way matching (3WM) a systemy ERP

Obecne na rynku systemy klasy ERP, w większości, posiadają funkcjonalności 3 way matching-u, automatycznie wstrzymujące płatności i raportujące faktury nie spełniające zadanych warunków zgodności. Proces kontrolowany jest w ramach zdefiniowanych limitów (tzw. poziomów tolerancji) dla odchyleń ilości i ceny na liniach zamówienia, odbioru i faktury. W zależności od systemu informatycznego, wspomniane poziomy odchyleń mogą być definiowane ogólnie lub dla konkretnego dostawcy, z którym współpracujemy. (Dla rozliczania niektórych typów transakcji, możliwe jest także systemowe pominięcie walidacji danych związanych z odbiorem – wtedy też mówimy o procesie 2-way matching. Dobrym przykładem takiego procesu mogą być opłaty najmu lub inne stałe zobowiązania ryczałtowe, gdzie potwierdzenie odbioru zamówienia jest nie kluczowe w procesie weryfikacji faktury).

Kluczowe czynniki sukcesu

Szukając automatyzacji działań związanych z przetwarzaniem i uzgadnianiem faktur, firmy często koncentrują się jedynie na wdrażaniu rozwiązań w obszarach zobowiązań – AP (Account Payables). Usprawnienie procesu obsługi dokumentów zobowiązaniowych jest jednak nierozerwalnie związane z całym procesem P2P (Purchase to Pay). Jest więc domeną nie tylko jednostek finansowych ale wszystkich komórek obsługujących zakupy w organizacji.

W całym procesie 3WM kluczowy staje się poziom jakości i spójności danych nie tylko na fakturze, ale także na zamówieniu i dokumentach odbioru. Aby w pełni wykorzystać funkcjonalności systemu klasy ERP, który wdrażamy, oprócz zmian w naszej organizacji, warunkiem koniecznym staje się zaangażowanie w proces P2P także naszych głównych dostawców, poprzez integrację na poziomie elektronicznej wymiany zamówień i faktur. Duże przedsiębiorstwa, współpracują jednak z kilkoma a nawet kilkunastoma tysiącami kontrahentów rocznie. Z którymi dostawcami i w jaki sposób się więc integrować w procesie wymiany zamówień i faktur elektronicznych? Oczywiście z tymi, z którymi wymieniamy najwięcej dokumentów.

Z punktu widzenia automatyzacji procesu wymiany zamówień i faktur elektronicznych, najlepszym rozwiązaniem jest bezpośrednia integracja  systemu ERP firmy z systemem ERP dostawcy. Jest to jednak czasochłonny proces wymagający uruchomienia projektu, dostosowania narzędzi IT i zaangażowania zasób zarówno po stronie przedsiębiorstwa jak i po stronie jego dostawcy. Każde z wdrożeń wymaga także późniejszego utrzymania. Dodatkowo trudno jest także prowadzić projekty integracyjne z wieloma dostawcami w tym samym czasie, dlatego też z pomocą przychodzą rozwiązania oparte o zewnętrzne platformy handlu elektronicznego (B2B).

 Elektroniczna komunikacja z dostawcami – jak to działa

Zamiast wielu wdrożeń, w ramach uruchomienia procesu EDI z każdym z dostawców, integrujemy system klasy ERP firmy tylko z jedną wybraną Platformą B2B. (w literaturze tematu spotkałem się także z nazwami eCommerce Platform,  eCommerce Hub,  B2BGateway, Supplier Gateway ). Po integracji z Platformą B2B nasi dostawcy mogą otrzymywać od nas zamówienia zakupu oraz przesyłać e-faktury z wykorzystaniem dwóch metod komunikacji.

Pierwszą z nich, zwana webEDI  nie wymaga żadnych prac integracyjnych po stronie dostawcy. Pracownicy dostawcy obsługują z nami proces wymiany dokumentów elektronicznych po zalogowaniu się na dedykowane konto na platformie B2B służące do odbioru zamówień i wystawiania faktur elektronicznych. Z technicznego punktu widzenia, uruchomienie komunikacji elektronicznej z dowolnym dostawcą w modelu webEDI jest więc kwestią godzin.

Druga z metod dedykowana jest do naszych największych dostawców, (w zależności od branży jest to od 20 do 50 głównych kontrahentów), z którymi wymieniamy największą ilość dokumentów.  Odnosi się do integracji systemu dostawcy z Platformą B2B – w takim przypadku dostawcy otrzymują zamówienia bezpośrednio do własnego systemu sprzedaży dzięki transferowi danych z Platformy i następnie w relacji do otrzymanych zamówień, zwrotnie przesyłają nam faktury elektroniczne.

Na koniec przypomnę, że w całym procesie 3WM kluczowy staje się poziom jakości i spójności danych. O ile nasze systemy ERP dbają za nas, abyśmy linie odbiorów rejestrowali zawsze w relacji do linii zamówień zakupu, o tyle o sposób wystawiania nam faktur elektronicznych przez naszych dostawców musimy już zadbać sami. W rezultacie, wszystkie otrzymane drogą elektroniczną faktury mogą być automatycznie dekretowane, upraszczamy ich proces akceptacyjny i poprawiamy jakość naszej współpracy z dostawcami. Jeśli więc e-faktura to tylko bazująca na danych z  e-zamówienia.

Podobne