14 marca 2013 roku w Klubie Polskiej Rady Biznesu odbyło się spotkanie dedykowane tematyce –  optymalizacja wydatków publicznych. W konferencji wzięli udział liczni przedstawiciele centralnych urzędów administracji publicznej zaangażowanych w organizację zamówień publicznych i zakupów operacyjnych na potrzeby własne urzędów.

Gościem specjalnym była Eliza Niewiadomska, Ekspert ds. Zamówień Publicznych w ramach Programu Wspierania Reform Ustrojowych, realizowanego przez Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju w Londynie. Obok Pani Elizy prezentacje wygłosił Pan Robert Gwiazdowski z RONDOPARTNERS oraz z Marketplanet moja osoba.

Ze względu na ograniczony czas, skupiliśmy się tylko na wybranych zagadnieniach, o szczególnym znaczeniu, w obecnym czasie:

Prawo zamówień publicznych w Polsce w kontekście obowiązujących, jak i planowanych zmian ustawowych i rekomendacji Unii Europejskiej

Unia Europejska ze względu na historyczne aspekty tworzenia wspólnoty, zróżnicowany poziom rozwoju, tradycje kulturowe społeczeństw, posiada mimo dużego wysiłku zróżnicowane modele zarządzania wydawaniem środków publicznych. Polska, mimo wielu narzekań przedsiębiorców, jest w czołówce państw, jeśli chodzi o ustawodawstwo. Jednak największą bolączką pozostaje interpretacja przepisów przez organy administracji państwowej oraz ogromna zachowawczość organizatorów postępowań publicznych. Mając dostępne narzędzia prawne korzystają z nich w sposób najprostszy, bez refleksji na konsekwencję dokonywanych wyborów. Paradoksem jest stosowanie ceny jako najważniejszego kryterium oceny ofert, gdy prawo nie ogranicza możliwości tworzenia modelu oceny opartej o wiele parametrów uwzględniających złożoność wdrożenia i użytkowania przedmiotu zakupu. Dlatego trwają prace nad dalszą harmonizacją prawa w Unii Europejskiej w tym zakresie z jednoczesnym ukierunkowaniem działań na wykorzystanie najnowszych  technologii informatycznych dla w zrostu transparentności, poprawy efektywności, zrównania dostępu do rynku usług i dostaw dla sektora publicznego,

Zamówienia publiczne w Portugalii – przykładem dla innych państw w UE

Rozwiązania w zakresie organizacji przetargów publicznych -zarówno organizacyjne, ustawowe jak i narzędziowe wprowadzone w Portugalii zostały wysoko ocenione przez Komisję Europejską.

W ostatnich czterech latach Portugalia wprowadziła pełną standaryzację asortymentów podstawowych i powtarzalnych dóbr na potrzeby własne sektora publicznego, opierając zakupy o negocjowane centralnie umowy ramowe. Sam proces zakupowy przeniesiono na centralna platformę zakupową, z której obligatoryjnie muszą korzystać instytucje państwowe w całym kraju. Dobrowolność mają organy samorządowe, które początkowo dystansowały się od tak zorganizowanego procesu. Jednak z biegiem lat odsetek korzystających z tej formy zakupów ustawicznie rośnie, a jednostki samorządowe zauważyły wymierne korzyści z takiej formy zaopatrzenia. Lokalnie w samorządach pozostały zakupy jednorazowe czy inwestycyjne, doceniono szansę na odciążenie administracji publicznej zakupami masowymi które wymagały dużego zaangażowania służb lokalnych jednak a nie wnosiły wartości dodanej.

 Optymalizacja wydatków publicznych w administracji

Sprawdzone mechanizmy podnoszenia efektywności w zakupach zarówno na poziomie poszukiwania strategii dostaw, bilansowania potrzeb, budowania kompetencji zespołów dedykowanych dla kompleksowej obsługi procesów przetargowych sprawdzają się zarówno w komercji jak i jednostkach publicznych. Udział wydatków budżetowych w odniesieniu do PKB naszego państwa jest znaczny. Taka sytuacja wymaga szeregu działań w zakresie ograniczenia i optymalizacji tych nakładów również w zakresie zakupów. Celem nadrzędnym staje się rozwiązanie dylematu, jak za mniejsze środki zabezpieczyć bieżące potrzeby na odpowiednim poziomie jakościowym i ilościowym. Odpowiedzią jest wdrożenie doświadczeń korporacji komercyjnych w zakresie zakupów.

Istotnym elementem wdrożenia nowego podejścia do problemu jest między innymi: tworzenie interdyscyplinarnych zespołów dla opracowywania optymalnych specyfikacji SIWZ, poprawa komunikacji wewnętrznej w instytucjach publicznych sprzyjającej dzieleniu się wiedzą oraz wspólne działania wokół procesów przetargowych.

 Planowanie w procesie realizacji przetargów publicznych

Planowanie często niedoceniane w firmach komercyjnych, nabiera kluczowego znaczenia w przypadku jednostek publicznych, które posiadają określony budżet celowy. Rola planowania ma doniosłe znaczenie dla budowania trwałych relacji z dostawcami oraz ma wpływ na efektywność finansową działań zakupowych.

W wystąpieniu zwrócono uwagę na bezpośredni związek jakości planowania na efektywną możliwość stosowania sprawdzonych strategii zakupowych opartych między innymi o koncentrację wolumenu zakupowego, ponadregionalnego sourcingu, optymalizacji specyfikacji SIWZ oraz poprawę procesów wewnętrznych w sektorze publicznym.

Partnerami spotkania „Optymalizacji wydatków publicznych poprzez efektywny i transparentny proces zamówień publicznych” były: IBM, Marketplanet oraz RONDOPARTNERS. Organizatorem spotkania było Trio Conferences.

Podobne